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Algo que resalto mucho del gobierno de España, es el marcado interés que hay en cuanto a que sus PYMES y emprendedores adopten, rápidamente, las nuevas tecnologías de información que hay disponibles a través de la web. Un verdadero ejemplo que deberían seguir otros gobiernos en Latinoamérica y, especialmente, el colombiano.

No se trata de tecnología solamente, sino de dinámicas sociales que deben ser asimiladas en el mundo empresarial para lograr el desempeño deseado en el mundo de los negocios.

Hoy quiero recomendarles descargar el siguiente Ebook llamado: Web 2.0 y Empresa. Manual de aplicación en entornos corporativos. Editado por la  Asociación Nacional de Empresas de Internet (ANEI) y la Comunidad de Madrid.

Algo que rescato de esta manual sobre la Web 2.0 es la forma, tan sencilla, como se resalta el uso eficiente de las herramientas que hay disponibles hoy en día en la web y como una empresa puede usar cada una de ellas, de acuerdo a sus necesidades.

En este Ebook, se pasa desde la parte teórica, a la parte aplicativa, con ejemplos claros y fáciles de implementar.

Descarga el manual Web 2.0 para empresas en este link

¿Qué podemos gestionar un proyecto utilizando Excel y el correo electrónico? Claro que podemos. Hoy simplemente queremos invitarle a considerar una opción diferente para la gestión de proyectos en su PYME. En Internet, se pueden encontrar muchos gestores de proyectos tanto pagos, como bajo la modalidad de software libre. En este post tenemos como objetivo hacer una breve introducción al tema, haciendo un enfoque desde la estrategia  y listando algunas de las aplicaciones o herramientas más usadas para la gestión de proyectos.

Dada la etapa que estamos atravesando todas las empresas, nos encontramos con la necesidad de trabajar más duro, más rápido, en varios proyectos a la vez y con la necesidad de optimizar todos nuestros costes para alcanzar la mayor rentabilidad posible. En este paradigma, la mejor práctica es saber organizar todos nuestros recursos para maximizar las funciones y el tiempo destinado de cada trabajador, pero esto no siempre es tan sencillo. Cuando una empresa abarca varios proyectos a la vez y posee bajo su dirección un equipo multidisciplinario, que no siempre está ubicado en la misma zona geográfica, no es sencillo compartir y comunicar toda la información de la que disponemos. Además, los medios más utilizados (email, teléfono, reuniones, etc.) no siempre son los más productivos.

Utilidades de un Gestor de Proyectos en Línea:

• Intercambiar archivos, comunicarte, gestionar todas las acciones y la información referente a proyectos como por ejemplo asignar tareas, imputar horas, costes, ver la evolución y viabilidad de tus proyectos, mantener una agenda organizada entre todos los usuario, etc
• Saber la situación actual de todos sus proyectos, la actividad de sus trabajadores y planificaciones futuras, ahorrando tiempo en comunicación vía email, llamadas, etc. y aportando una visión de conjunto.
• Optimizar tus proyectos sabiendo el coste real de los mismos y reconociendo su rentabilidad real sin que sea demasiado tarde para realizar cambios operativos.

Claro está, las herramientas nos ayudan a gestionar y a poder ejecutar las diferentes metodologías que utilicemos para la administración de nuestros proyectos, pero la metodología la elige cada quién acorde a sus necesidades.

Los invitamos entonces dar un paso más allá en la gestión de sus proyectos, a administrar las iniciativas de su PYME con herramientas de clase mundial, apropiando e incorporando años de conocimiento acumulado en la ejecución de proyectos, bien sea utilizando quizás la más difundida herramienta a nivel mundial Microsoft Project o explorando una de las siguientes posibilidades que les presentamos a continuación.

Gestores de Proyectos en Línea o SAS

Se les llama en línea precisamente porque todo lo que se necesita para acceder a ellos es un navegador, a diferencia de los que necesitan instalarse en un equipo como es el caso del potente gestor de proyectos Microsoft Project. Elegir una u otra modalidad depende de las características de la empresa, pero es claro que las aplicaciones en línea tienden a ser mucho más asequibles.

A continuación presentamos aplicaciones en inglés y en español, la mayoría tienen versiones gratuitas con funcionalidades limitadas y tienen planes de suscripción mensual o anual que realmente se adaptan a los presupuestos de las Pymes.

• Gantter: Es algo así como un Microsoft Project en Línea. No cuenta con toda la potencia de Microsoft Project, pero cumple muchas de sus funciones.
• Basecamp: Sin duda, es el líder de las herramientas de trabajo colaborativo. Basecamp es utilizada en miles de empresas alrededor del mundo y tiene una eficacia increible a la hora de gestionar proyectos en forma colaborativa. En basecamp nos ofrecen diferentes planes para el trabajo con proyectos y cada uno de ellos se adapta al tamaño de una empresa. Por ejemplo tenemos el precio más básico a 24 dólares x Mes, aquí se pueden llegar a gestionar hasta 15 proyectos y se puede asignar un número ilimitado de participantes o colaboradores, además se cuenta con la posibilidad de alojar hasta 3GB de información. A parte del precio básico, que seria el idóneo para pequeñas empresas, tienen planes que van aumentando de precio y de capacidades ofrecidas. Siendo el plan más alto el de 149 dólares x Mes y permite manejar un número ilimitado de proyectos.
• Doolphy: Esta solución basada en la web es una herramienta para gestionar proyectos y tareas en línea de manera colaborativa, cuenta con una versión gratuita que permite manejar un proyecto a la vez y con un número ilimitado de usuarios. La versión gratuita cumple con su cometido y es ideal para proyectos sencillos, esta dirigida a pequeñas empresas o grupos de trabajo que no necesitan mayores características y funciones. Los planes de pago de Doolphy amplían el número de proyectos en los que se puede trabajar simultáneamente y es una opción si hemos quedado conformes con lo ofrecido por la versión gratuita.
• Project HQ: Project HQ es una aplicación open source que permite gestionar proyectos en forma colaborativa, sus principales funciones son: gestión de puntos de referencia (hitos o milestones del proyecto), tareas, listas de tareas, sistema de seguimiento y hasta una wiki. Vale también mencionar que la aplicación toma como base y referentes a Basecamp y activeCollab, de allí que guarde un gran parecido con ambas.
• Collabtive: Es un software de gestión de proyectos totalmente open source. Está basado en PHP y funciona prácticamente desde cualquier navegador web. Sus funciones son muchas y permiten planificar, organizar y coordinar todo tipo de proyectos de una manera fácil, automatizada y colaborativa.
• Teambox: En español y gratutita. Dentro de Teambox encontraremos 4 diferentes módulos de trabajo: Mensajes, Tareas, Páginas y Chat. A ellas también debemos agregar la sección de Personas, desde donde se pueden agregar a los miembros del equipo, bastara con agregar su nombre y correo electrónico para que sean invitados a participar en la plataforma de Teambox.

Cabe aclarar que existen muchas otras aplicaciones que iremos presentando, por el momento quisimos presentarles estas acorde a nuestra investigación como las más usadas y con mejor retroalimentación en los diferentes foros, blogs y sitios especializados de gestión empresarial. En próximos posts ampliaremos detalles de cada una de ellas, luego de haberlas probado por nuestra propia cuenta.

Fuentes: Google, Herramientas para Pymes, Aplicaciones Empresariales.

Ya han pasado algunos días sin escribir nada relacionado con CRM, ERP, Sistemas de Gestión para Pymes en Colombia y Latinoamérica, y durante este tiempo nos escribieron algunas personas, preguntandonos un par de cosas con respecto al Post que hicimos sobre Salesforce.com. En ese Post hablamos de que Salesforce era un CRM de clase mundial al alcance de las Pymes,  mostrabamos algunas generalidades, invitabamos a explorar su sitio web en español y al final dabamos los precios de lista de las licencias.

Las preguntas que nos hicieron fueron relacionadas con los costos de implementación de la herramienta, y esto es algo que pasamos por alto y que agradecemos nos preguntasen, porque toda herramienta de gestión trae consigo costos de implementación, que muchas veces resultan ser más costosos que las mismas licencias. Algunos de los costos más relevantes en un proceso de implementación podrían ser los siguientes:

• Hadware necesario para que la herramienta pueda ejecutarse.
• Costos de consultoría y capacitación por parte de la empresa que provee la herramienta.
• Costos de actulizaciones y mantenimiento de la herramienta.
• Costos del tiempo del personal interno dedicado a la implementación del sistema.
• Costos del tiempo del personal interno dedicado al aprendizaje y apropiación de la herramienta.
• Transición de la cultura de la organización.

Cada de herramienta tendrá valores distintos para estos items, en el caso de Salesforce, queremos contarle que tenemos una respuesta estimada para los componentes técnicos del costo, ya que los componentes administrativos son tema que corresponden a cada empresa valorar y cuantificar acorde a sus realidades.

En Colombia, hay una empresa (Avanxo) ubicada en Bogotá, que está certificada en soportar todo el tema de la implementación para las Pymes que lo requieran, porque parte de la promesa de valor que tiene Salesforce.com es que la herramienta es intuitiva y no se requieren grandes conocimientos para su implementación y personalización. Pero si su Pyme quisiera tener algo muy personalizado, con características que se adecuaran a su negocio, esta empresa en Bogotá le puede ayudar, esta empresa fué la que ayudó en el 2008 a que más de 100 Pymes exportadoras de Colombia implementaran Salesforce, entonces pueden contactarla para ampliar más información y preguntar acerca de sus costos de soporte.

Actualmente en la empresa en la cual trabajo estamos implementando Salesforce, somos 10 personas y tenemos los siguientes costos:

• 1 Licencia Enterprise: 1.500 dólares x año & 1 Licencia Profesional: 780 dólares x año.
• Costo de Implementación con un externo:  Alrededor de 800 dólares, sin importar número de licencias tomadas y número de personas a capacitar.
• El costo de actualización y  mantenimiento de la herramienta está incluido en los costos de las licencias.
• No necesitamos inversiones en hadware adicionales para correr la herramienta.

Les recordamos que esto es para ejemplificar y que los costos dependeran de la particularidad de cada empresa, pueden ser más, pueden ser menos.

CRM SALESFORCE.COM

BENEFICIOS PARA EL ÁREA DE VENTAS:

• Centraliza toda la información de prospectos de ventas, contactos y clientes en una sola base de datos fácilmente accesible.
• Mejora el control, seguimiento y visibilidad de los prospectos, contactos y clientes.
• Captura y distribuye automáticamente prospectos de ventas desde su página Web.
• Obtiene mayor control, seguimiento y visibilidad del proceso de ventas y genera pronósticos automáticos por vendedor, departamento, productos, territorios, o divisiones.
• Genera reportes personalizados instantáneos para tener mayor visibilidad y análisis de la efectividad del vendedor, origen de los prospectos, estatus y resultados de las oportunidades de ventas.

BENEFICIOS PARA EL ÁREA MERCADEO:

• Promueve la colaboración entre mercadeo y ventas en el seguimiento de prospectos.
• Permite al departamento de mercadeo enfocar sus esfuerzos y presupuesto en actividades que brindan un alto retorno de inversión.
• Mide la cantidad de prospectos, oportunidades de negocio y Ventas generadas por cada campaña de mercadeo.
• Acelera el proceso de planeación, ejecución y seguimiento de las campañas de mercadeo.
• Ejecuta campañas de correo electrónico masivo personalizado con imágenes en HTML y mide sus resultados.

BENEFICIOS PARA EL ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE:

• Canaliza casos de atención a clientes de manera automática al especialista indicado.
• Brinda control, visibilidad y seguimiento del estatus de los casos y asuntos importantes de los clientes para asegurar una respuesta oportuna y satisfactoria.
• Mide el nivel de satisfacción de los clientes.
• Crea una base de conocimiento técnico y organizacional para compartir con todo el personal de la empresa para resolver rápidamente y con efectividad los problemas de los clientes.

¿Se identifica?

Sus empleados o usted normalmente envían un correo a un posible contacto y esa información queda guardada en alguna bandeja del Outlook mal clasificada. Luego enviamos algún presupuesto y guardamos el archivo Word o Pdf de una manera igualmente mal, en alguna otra carpeta. Si el prospecto nos llama por teléfono, anotamos en alguna carpeta o cuaderno su llamado. Tal vez tengamos una planilla de cálculo para registrar estos eventos.

Pasan los días y seguramente queremos saber qué pasó con este posible contacto. Encontrar la información es sencillamente caótica, se pierde mucho tiempo o tal vez ni siquiera se encuentre; O peor, nos olvidamos de este prospecto y por lo tanto, cuando nos acordamos se decidió por otro proveedor, y ya no será cliente nuestro.

¿Cree que necesita o no un CRM? Es por esto que las empresas deben  implementar una estrategia de CRM y apoyarse en herramientas de CRM para ejecutarla.

Estrategia:

Seguro han escuchado a los grandes gurús de la administración que: “La estructura debe seguir a la estrategia”. Tomando esto como ejemplo, deberíamos decir que en CRM: “La herramienta de CRM debe seguir a la Estrategia de CRM”. Que quede eso claro, CRM no es una herramienta, es una estrategia organizacional que debe permear todos los niveles de la empresa hasta convertirse en una cultura; cultura que detonará en acciones que necesitarán de herramientas para ejecutarse de una manera eficiente.

Herramienta:

Dejando eso claro, hablemos de herramientas CRM. En un post pasado, hablamos de una selección de herramientas CRM basadas en software libre, es decir que para instalarlas no tienen que pagar por ellas, pero su uso es recomendable en organizaciones que no tengan procesos muy complejos y que cuenten con personal capacitado o asesoría para su implementación.

Hoy les presentamos opciones de CRM de carácter privado. Entre las soluciones de CRM más premiadas y de mayor difusión entre grandes y PYMES a nivel mundial, encontramos las ofrecidas por:

• Microsoft – Microsoft Dinamycs CRM
• SAP – SAP Bussines One – CRM
• Oracle – Oracle CRM Ondemand

Excelentes opciones. Sin embargo, hoy hablaremos de una opción que esta un poco más al alcance de las PYMES, sobre todo por monto de la inversión. Se trata de Salesforce, una herramienta a la cual se accede vía internet, que inició como automatización de la fuerza de ventas y que fue evolucionando a otros ámbitos llevando toda la estrategia de clase mundial de un CRM al alcance de las PYMES.

¿Porqué  Salesforce?   –  Fuente: Salesforce.com

Es posible que su compañía sea pequeña, pero sus retos son inmensos. Tiene cientos de contactos e interacciones para supervisar y gestionar, nuevos contratos que negociar y cerrar, así como relaciones con clientes existentes que hay que cultivar y mantener.

Ya sea usted trabajador por cuenta propia, tenga una pequeña plantilla o contrate empleados cada mes, salesforce.com tiene una solución de CRM para pequeñas compañías que le ayudará a mantener los clientes que ya tiene, obtener nuevos y dirigir el crecimiento de su negocio.

La supervisión de la información e interacciones de clientes se hace en un momento con Salesforce CRM. Se acabó rebuscar entre las hojas de cálculo, los emails y las bases de datos: todo lo que necesita su equipo está almacenado en un único punto y es accesible desde cualquier lugar. Todo lo que necesita es un navegador y listo.

En fín, Salesforce es fácil de usar y configurar, fácil de personalizar, sin problemas de software y seguridad a toda prueba, cuenta con 72.500 clientes en el mundo, que en su mayoría son PYMES y como dato curioso, 135 empresas Colombianas que exportan, con el apoyo de Proexport Colombia implementaron esta solución en 2008.

Los invitamos entonces a que exploren esta excelente alternativa, a que vean la cantidad de videos, casos de estudio y opciones. Solo con ingresar y explorar un poco ya será ganancia, ya que así no adquiera esta herramienta y decida irse por otra, encontrará años de conocimiento en estrategias CRM de las cuales se puede beneficiar.

Se estará preguntando por el titulo de este post: “CRM al alcance de las PYMES”, claro, muy bueno todo esto, pero no me hablan de precios para saber si esta al alcance de mi PYME o no. Nos tomamos el trabajo de llamar a Salesforce en México que es desde donde dirigen toda la operación para Latinoamérica y preguntamos por precios, cabe aclarar que como en todo, los precios varían de acuerdo a las características de cada relación y negociación, pero en términos generales para los precios de lista  tenemos lo siguiente:

• Licencia para Contact Manager   – 60 dólares x año/usuario
• Licencia para Group Edition – 446 dólares x año/ usuario
• Licencia Profesional – 780 dólares x año/usuario
• Licencia Enterprise – 1.507 dólares x año/usuario

Se puede empezar desde 1 usuario, desde cualquier licencia e ir subiendo, la licencia Enterprise tiene ya la posibilidad de integrarse con ERP´s, y la licencia profesional ya es bastante avance para cualquier PYME, también es de resaltar que los costos varían de acuerdo a las realidades de cada empresa, al tipo de implementación y un sin número de cosas que resultan en este tipo de proyectos, pero esto es algo indicativo.

Si alguien lo ha probado, tiene algún comentario, algo que complementar o corregir, por favor lo agradecemos. Esperamos que les sirva de referencia para sus decisiones.

La semana pasada un empresario de Medellín (Colombia) que esta en el negocio de importar y distribuir productos, me pidió que le recomendara una metodología para elegir a un proveedor de un ERP.  Ya que implementar un ERP tiene que ver más con estrategia que con cuestiones técnicas, le respondí en esos términos. Le indique que identificara sus necesidades y problemas, definiera el alcance del ERP, definiera un presupuesto, investigara a fondo la oferta de soluciones y que fuera filtrando a través de consultas telefónicas, contactos por correo y por supuesto reuniones y demostraciones.

De momento le sirvió la respuesta, sin embargo me quede pensando, y días después le envié una pequeña guía que encontré en un portal que sigo, y les quiero hoy compartir parte de ella, así como el link para que la lean completa.   El articulo habla de los siguientes pasos para la selección de un ERP:

Tomar la decisión: Implementar un ERP debe ser una decisión estratégica soportada en los problemas encontrados en la forma como se opera actualmente, con miras a que buscar soluciones en términos de eficiencia, productividad, rentabilidad y soporte del crecimiento futuro de la compañía.

Definir el Proyecto: Una vez que la compañía ha decidido que necesita un nuevo sistema, hay que definir el alcance del proyecto. Esto habitualmente se resolverá analizando los procesos que el sistema o programa actual realiza y que retrasan la compañía o producen gastos innecesarios. Pero también podría existir una oportunidad de mejorar la forma en que opera el negocio.

Identificar los Candidatos: Utilizando un consultor independiente puede evitar mucho trabajo. La desventaja es que muchos consultores sólo recomiendan uno o dos productos que ellos conocen. Por eso la selección de determinados consultores automáticamente estrecha el campo de visión. Por supuesto, Internet facilita la obtención de información. Y además hay seminarios independientes y patrocinados por los proveedores para informarse acerca de las diferentes soluciones. Los artículos de los diarios y las revistas son también muy valiosos. Investigue lo que utiliza la competencia y busque el consejo de las asociaciones profesionales y de la industria.

Características que debe tener en cuenta acerca del ERP:

• Solidez del proveedor.
• La tecnología en que fueron desarrollados. ¿Es actual? ¿Permite continuar creciendo?
• ¿Quienes son sus clientes? ¿Cuántos son ?
• Casos de estudio, y si son relacionados con mi industria, mejor.
• Canal de distribución bien desarrollado. Los distribuidores deben tener un conocimiento completo del producto.
• Buenas posibilidades de personalización.
• Amplia gama de módulos. Enriquecer los productos con una gama variada de módulos para evitar tener que sustituir el sistema cuando la empresa crezca.
• Fácil de utilizar. La formación es un costo de implementación muy elevado.

Con esto en mente reduzca la lista hasta que le queden unas cuantas opciones, y luego identifique a los proveedores o comercializadores de ese ERP en su ciudad o país, contáctelos e inicie el proceso de cotización, generalmente no le van a dar costos por e-mail o por telefono, por lo que tendrá que reunirse con ellos para ver el demo del producto y luego pasar a la respectiva cotización.

Fuente: Evaluando ERP

Un último consejo es que no tome la decisión hasta no estar completamente seguro de haber investigado todas las posibilidades, la oferta es muy amplia, en Colombia y en Latinoamérica estan las grandes compañias por supuesto, pero también se encuentra una oferta interesante de empresas que tienen productos interesantes y por supuesto no olvide la opción del Software Libre. Cada camino de estos tiene ventajas y desventajas que deberá evaluar minuciosamente para que implementar un ERP sea realmente una inversión rentable y no una perdida de dinero y tiempo.