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¿Son la misma cosa? ¿Cuál de los dos es necesario en una empresa? ¿Son independientes? ¿Se puede tener uno y no el otro?

En Colombia al igual que en Latinoamérica las PYMES representan un porcentaje importante del total de empresas existentes, y en muchos casos estas PYMES llevan muchos años en el mercado. Tal vez muchos de los empresarios que están al frente de estas empresas no conocen lo que es un ERP o un CRM, pero tal vez muchos de ellos si los conozcan, y aún así no los tenga dentro de sus prioridades, bien sea porque piensan que son muy costosos, que son hechos para Multinacionales, que aún no se tiene el tamaño para implementar uno de ellos ó en un caso más conservador piensan que tal vez no es importante ya que han podido operar sin él hasta hoy.

Lo cierto es que son herramientas que son  gran aliadas para las PYMES. Permiten  aumentar en gran medida su productividad automatizando muchos de sus procesos, consolidar sus operaciones y acceder a información en tiempo real de un modo que pueda ser analizada para tomar decisiones que agreguen valor a su negocio.

CRM (Customer Relationship Managment) – Administración de la Relación con los Clientes

No es solo un software, es una estrategia de negocio, en donde se busca entender y anticipar las necesidades de los clientes existentes, soportada y conducida por un software apropiado que permita seriamente realizar el seguimiento de todo lo acontecido con el cliente y extraer conclusiones que nos permita mejorar en el futuro dicha relación. En pocas palabras, se trata de una estrategia de negocios enfocada en el cliente y sus necesidades.

Un buen software CRM debe poder manejar estratégicamente toda la información referida a los clientes. Debe poder organizar la información de manera tal que se sepa para un cliente dado, cuándo fue la última vez que nos comunicamos con él, cuáles son sus preferencias con respecto a lo que ofrece nuestro negocio, qué tareas tenemos pendientes con él. Y más general: Que clientes tenemos sin atender desde una fecha dada, cuántos eventos se produjeron en el último mes, semana o año, cuántos presupuestos solicitados fueron aceptados o rechazados por los clientes, cuántas campañas de emails hemos realizado ofreciendo diferentes oportunidades o promociones y que éxito han tenido, etc. Cuanto más completo sea el software que tengamos, más precisa será la información que obtengamos de nuestros clientes y nuestros contactos.

ERP (Enterprise Resource Planning) – Planificación de Recursos Empresariales

Es un software que permite unificar, organizar y gestionar toda la información generada en la cadena de valor de una empresa: compras, ventas, cartera, inventarios, finanzas, tesorería, cadena de abastecimiento, clientes, etc.

Un buen software ERP debería poder guardar toda la información administrativa-contable. Se debe poder extraer información acerca de la facturación, la cuenta corriente, la entrega de productos, automatizar las finanzas y mantener dicha información consolidada y accesible a personal debidamente autorizado. Cuanto más completo sea el software, sabremos con más detalle todo lo referente a las finanzas y nos permitirá planificar nuestra estrategia de negocio.

Pero, entonces, ¿que diferencia hay con un CRM?

Mientras un sistema ERP nos permite organizar y manejar la producción, facturación, cobranzas, contabilidad, o sea planificar los recursos de la empresa, sin involucrar al cliente y sus necesidades y preferencias, un CRM nos permite establecer una relación más cercana con el cliente.

Un ERP nos permite mantener las cuentas claras con el cliente. La protagonista aquí es nuestra empresa. Un CRM nos permite mejorar la relación con el cliente. El protagonista, en este caso es el cliente.

Mientras que con un sistema ERP tendremos la información de pedidos, fechas de facturación, fechas de entrega y cobranzas, etc, con un buen sistema CRM podríamos tener una mejor idea de en que momento del mes conviene realizar la cobranza, saber cuales son sus preferencias de pedidos o días y horarios de entrega.

Invitamos entonces a que las PYMES en Colombia y en Latinoamérica empiecen los procesos para apropiar estas tecnologías. En el próximo Post hablaremos del Software Comercial y Software Libre con respecto a la oferta de ERP y CRM.

Fuentes: www.laflecha.net – www.muypymes.com

Fuente de la Imagen: wikimedia

En el post anterior mencionamos las soluciones ERP y CRM, su importancia para la gestión de las empresas y que por sí solas no resolvían nada, que debían atender y alinearse a la estrategia de la compañía. Antes de iniciar las siguientes definiciones a manera ilustrativa porque son dos conceptos muy profundos:

En el día de hoy les presentamos una investigación que realizamos para ustedes de la oferta de Software Libre (sin costos de licencias) más usada a nivel mundial por las Pymes en términos de  soluciones ERP y CRM. Es importante resaltar que estamos diciendo que son las más usadas, no que son las mejores, porque a la hora de emitir un juicio al respecto, depende mucho de las necesidades de las empresas, ya que existen muchísimas más soluciones que se enfocan a nichos especializados de Pymes. Procuraremos por presentar en este espacio un abanico amplio de posibilidades para que ustedes tengan un criterio a la hora de elegir.

A continuación esta el listado con una breve descripción. Y ya que las mayorías de las Pymes no cuentan con personal técnico para que evalúe, estudie e implemente estas aplicaciones en escritos posteriores entraremos en detalle, y les contaremos nuestra experiencia después de haberlos descargado, instalado, configurado y probado.

Soluciones CRM de Software Libre

1. Sugar CRM: SugarCRM es considerado como la alternativa principal al CRM Online. Es una de las soluciones CRM más empleadas en todo el mundo, que permite tiene la opción de instalarlo en un servidor u operarlo totalmente en línea y también tiene dos tipos de licencias, una gratuita y otra paga, la gratuita es más que suficiente para una Pyme. Tiene la posibilidad de configurarse en español y sus modulos más importantes son Inicio, Contactos, Calendario, Campañas, Proyectos y Foros.
2. Free CRM: Es una solución de software basada en web para la gestión de la relación de los clientes y la automatización de la fuerza de ventas. Free CRM te permite la gestión de los contactos, realizar previsiones de ventas y la gestión empresarial.
3. Vtiger CRM: Es un servicio gratuito, con funciones completas, 100% software de CRM de código abierto ideal para pequeñas y medianas empresas, con bajo coste de soporte de producto a disposición de los usuarios que necesitan la producción confiable de apoyo. Sus módulos son: Atención al Cliente, Inventarios, Contactos, Productos, Presupuestos entre otros.
4. Zoho CRM: Zoho CRM facilita a las organizaciones las relaciones con los clientes. Zoho CRM permite la gestión de ciclo de vida para toda la organización, la gestión de ventas, marketing, soporte y servicio al cliente, así como la gestión de inventarios en todo esto en un único sistema.
5. CRM Web: Es una solución que se configura en pocos minutos y además no requiere de ningún otro software para ser instalado en una computadora de escritorio. CRM Web permite que cualquier miembro del equipo de su organización pueda accesar a información de sus clientes de manera detallada al instante.
6. Hipergate 3.0: Es basado en un servidor Web lo que signifca que no tienes la necesidad de descargar nada. Es una aplicación muy completa, cubre un amplio rango de utilidades entre las principales y más comunes están la gestión de correo, calendario, foros, lista de empleados; asimismo es un completo CRM con herramientas para el manejo y gestión de llamadas, individuos, oportunidades y listas.

1. OpenCRX: Ofrece soluciones en áreas claves como el marketing, gerencia de ventas, entre otros aspectos ligados al cliente. Con Open CRX, podrás tener en todo momento, al detalle, las actividades que se han realizado en la organización relacionadas con tus clientes; ya sea que se trate de ventas, contratos, tareas, soporte, estado, etc., con los reportes que puedes generar, tus trabajadores podrán analizar los requerimientos y necesidades de tus clientes.
2. HighriseHQ: Se trata de una aplicación dinámica y sencilla, de fácil implementación y orientada en dar forma automática a los resultados. Se pueden realizar archivos de los clientes, personalizar sus datos de contacto, agregar tareas y actividades pendientes con ellos, enviar correos electrónicos, entre otras.

Soluciones ERP de Software Libre

1. Open Bravo: Openbravo es ideal para pequeñas y medianas empresas. Así, cualquier negocio particular o empresa con hasta 50 trabajadores, para que se hagan una idea aproximada, tendrá en Openbravo una ayuda más que útil. La empresa tendrá el absoluto control y acceso a los contenidos del sistema, y también los usuarios que tú consideres podrán acceder a Openbravo para realizar sus operaciones.  Entre sus muchas funciones, estas son algunas de las más destacadas: Gestión de compras y almacenes, Gestión de proyectos y servicios, Gestión comercial, Gestión económico-financiera., Gestión avanzada de clientes o CRM, Inteligencia de negocio o BI.
2. Open ERP : OpenERP es un completo sistema de gestión empresarial (ERP) que cubre las necesidades de las áreas de contabilidad, ventas, compras, y almacén e inventario, entre otras. OpenERP soporta múltiples monedas, múltiples compañías y múltiples contabilidades; además incorpora funcionalidades de gestión de documentos para agilizar la colaboración entre departamentos y equipos en la empresa; y permite trabajar remotamente mediante una interfaz web desde una computadora conectada a Internet.
3. Adempiere: Adempiere, es una aplicación ERP, de código libre y bajo distribución gratuita, que persigue tres objetivos: resultados, cobertura y usabilidad. Así, a más de dos años de lanzada su primera versión, ya es utilizada en muchas de las industrias del mundo. Su versión más reciente, ya combina ERP y CRM, enfocándose en los procesos de la empresa, los flujos de operaciones y las relaciones con los clientes.
4. OpenXpertya: En español. La aplicación es especialmente útil para empresas pequeñas, PYMES o negocios personales, al incluir dentro de sus funciones, herramientas para la implementación de tiendas virtuales o para venta directa. Funcional y sin costos de licencia.

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