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Hoy queremos continuar presentándoles herramientas de gestión con las que puedan centralizar la mayor parte de sus actividades diarias. El día de hoy les presentamos Feng Office, una herramienta que se ha destacado dentro de las de su género en la red, dada su versatilidad, diseño, funcionalidades y el hecho de ser asequible para PYMES y emprendedores.

Feng Office es una herramienta que le permitirá:

1. Gestionar sus proyectos
2. Colaboración con su equipo y clientes
3. Organizar y compartir información

Público Objetivo:

Pequeñas y medianas empresas de todos los sectores, sin embargo, dada sus características, ha tenido muy buena acogida entre las empresas prestadoras de servicios profesionales, tales como: despachos jurídicos, asesorías contables y notariales, empresas de comunicación, diseño y publicidad.

Un gran problema de toda empresa es la falta de organización para gestionar a sus clientes y proyectos. Conocer las tareas pendientes de alta prioridad o atrasadas, los últimos trabajos realizados a un cliente, la cantidad de horas que llevó, la situación de un proyecto independiente de quién actuó por última vez, disponer de toda la información de forma centralizada son parte de los problemas de gestión que enfrentan las empresas día a día.  Asimismo brindar un servicio diferencial a los clientes, permitiéndole acceder, en cualquier momento, al estado de sus pedidos o información son oportunidades que hoy brinda la tecnología y hay que capitalizarlas para lograr un mayor crecimiento del negocio.

Feng Office

Plataforma colaborativa, fácil de usar y de implementación inmediata, que permite gestionar a través de una única herramienta los proyectos y clientes, la comunicación y colaboración tanto interna como externa, y donde puedes organizar y compartir toda la información. Está especialmente diseñada para facilitar la gestión integral de cualquier empresa mejorando su productividad y la transparencia y eficiencia en la atención de clientes. A través de su uso usted puede gestionar de forma electrónica todos los proyectos, tareas, emails y documentos de su negocio. Podrá comunicarse con sus clientes, compañeros de trabajo, socios de negocio y proveedores, organizar su agenda de reuniones y a la vez compartir todo tipo de información. Usted podrá asignar tareas y, a todo momento, llevar el control de las mismas. A su vez, podrá computar todas las horas laborales registrándolas y generando reportes.

Funcionalidades:

1. Espacios de trabajo compartidos
2. Gestión de documentos
3. Lista de Tareas
4. Gestión del correo electrónico
5. Calendario
6. Contactos
7. Enlaces Web

Nota: Nos ha gustado mucho la función de tareas, ya que realmente funciona como un proyecto. Se pueden asignar Hitos, que son etapas importantes de un proyecto, y a cada hito se le pueden asignar una serie de tareas y sub-tareas.

Cabe entonces enfatizar que cuando en una empresa no se tiene orden, se pierde tiempo y a veces clientes, lo que se traduce en perdida de dinero. ¿Cómo puedo hacer para tener toda la información de un cliente/proyecto en un mismo lugar, ordenada y accesible en forma inmediata? ¿Quién está a cargo de una tarea con alta prioridad y en qué estado de avance se encuentra? ¿Cuántas horas nos llevó realizar el proyecto? Estos son tan sólo algunos de los dilemas a los que uno se enfrenta en el ámbito laboral y por suerte y gracias a la evolución de la tecnología y sus bajos costos, hoy, son muy fáciles de solucionar.

Con Feng Office usted podrá acceder a toda la información de su oficina desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo único que necesita es un equipo y una conexión a Internet. Puedes descargar una versión gratis y comprobar su efectividad tú mismo – http://www.fengoffice.com/web/trial.php y después esperamos que compartas tus impresiones.

Por más información, visite su sitio:

www.fengoffice.com

Esta simple frase parece sencilla, pero no lo es. Toda persona o empresa que haya emprendido algún tipo de proyecto sabe lo difícil que resulta hacerle un seguimiento detallado a un proyecto, más aún si el proyecto depende de muchas contribuciones de diferentes personas, más aún si no están todas en el mismo sitio físico, y más aún si este mismo equipo de trabajo tiene a su cargo varios proyectos en curso.

Todo líder de proyecto, necesita lo que los grandes gurús de la gestión de proyectos llaman: Visibilidad. Necesita saber el estado real del proyecto en cada momento, que actividades van según los tiempos, cuales van retrasadas y los porqués de estos retrasos; Todo líder de proyecto necesita saber cuándo entran y cuándo salen cada uno de sus colaboradores, necesita mantener un canal constante de comunicación con ellos, y también necesita darle visibilidad acerca del proyecto a sus colaboradores.

Para tener visibilidad en todos los niveles del proyecto y por parte de todos los colaboradores del mismo, al gestionar un proyecto se debe hacer un constante seguimiento, el cual, según los expertos puede realizarse utilizando las siguientes herramientas:

• Reuniones: Reuniones con el equipo de trabajo de manera grupal y/o individual para revisar el progreso de su trabajo.
• Revisiones: Revisiones de los productos o servicios elaborados de acuerdo al plan de trabajo para validar que los avances sean reales y los productos o servicios tengan la calidad suficiente como para considerarlos completados.
• Reportes: Reportes individuales de los integrantes del equipo de acuerdo a una frecuencia especificada (por ejemplo: semanal o diaria)
• Software de Administración: Reportes de los avances y el trabajo realizado por medio de alguna herramienta de planeación y administración de proyectos.

Y esta última herramienta es sumamente importante para mejorar la visibilidad, gestión y productividad del proyecto, ya que aparte de mostrar de una manera clara el estado real de cada actividad, también centraliza toda la información pertinente del proyecto, es decir: documentos, informes, e-mails, programación de reuniones, etc. Y por si fuera poco, también permite integrar todo esto con dispositivos móviles para que lleves la administración de tus proyectos a todo lugar y puedas gestionar en tiempo real.

En la Parte 2 de este post, les presentaremos una herramienta de administración de proyectos que realmente vale la pena conocer. En un post pasado, mencionábamos que Microsoft Project era de lejos la más difundida y usada herramienta de gestión de proyectos, pero que habían otras que poníamos a su consideración entre ellas: Basecamp, Team Box, Doolphy, etc. Les hablaremos entonces de Team Box que por sus funcionalidades, interfaz, usabilidad, integración y costos creemos que les puede ser útil. Luego hablaremos de las demás.

¿Qué debería de incluir un informe de estado del proyecto?

Para obtener visibilidad, todo líder de proyecto, necesita información confiable para poder centralizarla, procesarla y delegar las funciones pertinentes. Según la teoría, un buen informe de estado de proyecto debería tener los siguientes ítems:

• Progreso. ¿Ya terminamos lo planeado? ¿cuánto no falta? ¿cuánto se ha retrasado y porqué?
• Alcance. ¿Se identificó lo que se requiere hacer? ¿ha pedido cambios el cliente? ¿se han negociado los cambios? ¿el cliente va a pagar los cambios? ¿cuánto ha cambiado el alcance original?
• Tiempos. ¿Cuál es el retraso del proyecto en tiempo y porcentaje?
• Costos. ¿Cuánto se ha gastado? ¿cuánto se debería de haber gastado? ¿cuánto se va a gastar?
• Rentabilidad. ¿estamos ganando lo que queríamos? ¿estamos perdiendo?
• Riesgos. ¿Cuáles son los principales riesgos? ¿qué vamos a hacer para eliminarlos?
• Problemas. ¿Cuáles son las situaciones problemáticas actuales? ¿Qué se está haciendo para resolverlas?
• Calidad. ¿Se está obteniendo el producto que el cliente quiere y necesita?
• Recursos Humanos. ¿Tenemos a la gente adecuada? ¿Tenemos lo necesario para trabajar?

Teniendo Visibilidad y haciéndole seguimiento a tus proyectos ya tienes muy buena parte del camino recorrido en el éxito de los mismos, ya lo que sigue es que tomes las decisiones adecuadas con toda esta información.

Fuente: Google. Preparación y Evaluación de Proyectos, MC Graw Hill.

¿Qué podemos gestionar un proyecto utilizando Excel y el correo electrónico? Claro que podemos. Hoy simplemente queremos invitarle a considerar una opción diferente para la gestión de proyectos en su PYME. En Internet, se pueden encontrar muchos gestores de proyectos tanto pagos, como bajo la modalidad de software libre. En este post tenemos como objetivo hacer una breve introducción al tema, haciendo un enfoque desde la estrategia  y listando algunas de las aplicaciones o herramientas más usadas para la gestión de proyectos.

Dada la etapa que estamos atravesando todas las empresas, nos encontramos con la necesidad de trabajar más duro, más rápido, en varios proyectos a la vez y con la necesidad de optimizar todos nuestros costes para alcanzar la mayor rentabilidad posible. En este paradigma, la mejor práctica es saber organizar todos nuestros recursos para maximizar las funciones y el tiempo destinado de cada trabajador, pero esto no siempre es tan sencillo. Cuando una empresa abarca varios proyectos a la vez y posee bajo su dirección un equipo multidisciplinario, que no siempre está ubicado en la misma zona geográfica, no es sencillo compartir y comunicar toda la información de la que disponemos. Además, los medios más utilizados (email, teléfono, reuniones, etc.) no siempre son los más productivos.

Utilidades de un Gestor de Proyectos en Línea:

• Intercambiar archivos, comunicarte, gestionar todas las acciones y la información referente a proyectos como por ejemplo asignar tareas, imputar horas, costes, ver la evolución y viabilidad de tus proyectos, mantener una agenda organizada entre todos los usuario, etc
• Saber la situación actual de todos sus proyectos, la actividad de sus trabajadores y planificaciones futuras, ahorrando tiempo en comunicación vía email, llamadas, etc. y aportando una visión de conjunto.
• Optimizar tus proyectos sabiendo el coste real de los mismos y reconociendo su rentabilidad real sin que sea demasiado tarde para realizar cambios operativos.

Claro está, las herramientas nos ayudan a gestionar y a poder ejecutar las diferentes metodologías que utilicemos para la administración de nuestros proyectos, pero la metodología la elige cada quién acorde a sus necesidades.

Los invitamos entonces dar un paso más allá en la gestión de sus proyectos, a administrar las iniciativas de su PYME con herramientas de clase mundial, apropiando e incorporando años de conocimiento acumulado en la ejecución de proyectos, bien sea utilizando quizás la más difundida herramienta a nivel mundial Microsoft Project o explorando una de las siguientes posibilidades que les presentamos a continuación.

Gestores de Proyectos en Línea o SAS

Se les llama en línea precisamente porque todo lo que se necesita para acceder a ellos es un navegador, a diferencia de los que necesitan instalarse en un equipo como es el caso del potente gestor de proyectos Microsoft Project. Elegir una u otra modalidad depende de las características de la empresa, pero es claro que las aplicaciones en línea tienden a ser mucho más asequibles.

A continuación presentamos aplicaciones en inglés y en español, la mayoría tienen versiones gratuitas con funcionalidades limitadas y tienen planes de suscripción mensual o anual que realmente se adaptan a los presupuestos de las Pymes.

• Gantter: Es algo así como un Microsoft Project en Línea. No cuenta con toda la potencia de Microsoft Project, pero cumple muchas de sus funciones.
• Basecamp: Sin duda, es el líder de las herramientas de trabajo colaborativo. Basecamp es utilizada en miles de empresas alrededor del mundo y tiene una eficacia increible a la hora de gestionar proyectos en forma colaborativa. En basecamp nos ofrecen diferentes planes para el trabajo con proyectos y cada uno de ellos se adapta al tamaño de una empresa. Por ejemplo tenemos el precio más básico a 24 dólares x Mes, aquí se pueden llegar a gestionar hasta 15 proyectos y se puede asignar un número ilimitado de participantes o colaboradores, además se cuenta con la posibilidad de alojar hasta 3GB de información. A parte del precio básico, que seria el idóneo para pequeñas empresas, tienen planes que van aumentando de precio y de capacidades ofrecidas. Siendo el plan más alto el de 149 dólares x Mes y permite manejar un número ilimitado de proyectos.
• Doolphy: Esta solución basada en la web es una herramienta para gestionar proyectos y tareas en línea de manera colaborativa, cuenta con una versión gratuita que permite manejar un proyecto a la vez y con un número ilimitado de usuarios. La versión gratuita cumple con su cometido y es ideal para proyectos sencillos, esta dirigida a pequeñas empresas o grupos de trabajo que no necesitan mayores características y funciones. Los planes de pago de Doolphy amplían el número de proyectos en los que se puede trabajar simultáneamente y es una opción si hemos quedado conformes con lo ofrecido por la versión gratuita.
• Project HQ: Project HQ es una aplicación open source que permite gestionar proyectos en forma colaborativa, sus principales funciones son: gestión de puntos de referencia (hitos o milestones del proyecto), tareas, listas de tareas, sistema de seguimiento y hasta una wiki. Vale también mencionar que la aplicación toma como base y referentes a Basecamp y activeCollab, de allí que guarde un gran parecido con ambas.
• Collabtive: Es un software de gestión de proyectos totalmente open source. Está basado en PHP y funciona prácticamente desde cualquier navegador web. Sus funciones son muchas y permiten planificar, organizar y coordinar todo tipo de proyectos de una manera fácil, automatizada y colaborativa.
• Teambox: En español y gratutita. Dentro de Teambox encontraremos 4 diferentes módulos de trabajo: Mensajes, Tareas, Páginas y Chat. A ellas también debemos agregar la sección de Personas, desde donde se pueden agregar a los miembros del equipo, bastara con agregar su nombre y correo electrónico para que sean invitados a participar en la plataforma de Teambox.

Cabe aclarar que existen muchas otras aplicaciones que iremos presentando, por el momento quisimos presentarles estas acorde a nuestra investigación como las más usadas y con mejor retroalimentación en los diferentes foros, blogs y sitios especializados de gestión empresarial. En próximos posts ampliaremos detalles de cada una de ellas, luego de haberlas probado por nuestra propia cuenta.

Fuentes: Google, Herramientas para Pymes, Aplicaciones Empresariales.