Al igual que ERP e Inteligencia de Negocios, hablar de CRM ya no es una moda, ya no es un término desconocido en el lenguaje diario de las organizaciones, es un proceso que las empresas deben implementar de un modo u otro, bien sea estructuradamente o no, con ayuda de un software o sin él, es una cuestión de ganar clientes, desarrollarlos en el tiempo, retenerlos y a su vez capitalizar sus redes y conexiones para ampliar su espectro de mercado. CRM es una cuestión de sostenibilidad.
Ahora bien, usualmente la mayoría de las PYMES e incluso algunas empresas grandes no están preparadas culturalmente para implementar una estrategia de CRM basada usualmente en una herramienta de software robusta. Ya hemos hablado en este espacio de algunos software de CRM que las empresas podrían usar para cumplir sus objetivos al respecto. El día de hoy les presentamos dos programas que se convierten en una extensión del Outlook y lo habilita para ser usado como una herramienta de CRM.
Outlook como CRM? Usualmente las empresas usan Outlook como administrador de correos, contactos y agenda, buena parte de la información que un programa de CRM debe incorporar, pero Outlook no puede ser usado como CRM porque le faltan algunas funcionalidades típicas de los programas de CRM. Bien, para resolver esto y habilitar a Outlook como un CRM potente les presentamos estas dos opciones:
Ambos potencian a Outlook y lo convierten en un CRM que resuelve las necesidades de una PYME, sin tener que correr el riesgo de adaptarse a nuevas interfaces y modelos de trabajo, ya que todo funciona dentro del mismo Outlook, y las compañías ya tienen bastante terreno ganado en el manejo que sus empleados tienen de Outlook.
Prophet – Un producto de Avidian
Prophet se concentra en las funcionalidades de un CRM, y hace que la personalización de la información y su seguimiento, como los productos y servicios sea fácil. La última versión añade informes de ventas, presupuesto, informes de ventas, gestión de cuotas, y otras funciones más avanzadas.
Prophet funciona con Outlook 2000 o versiones más recientes, y está disponible en tres ediciones: Personal, Avanzado y Premium. La edición personal, dirigido a usuarios individuales, permite gestionar las oportunidades de ventas en Outlook, rastrear el correos entrantes y salientes, enviar mensajes personalizados a una lista de contactos, y compartir información de ventas con su equipo de trabajo. La edición avanzada le permite personalizar los informes, añade un asistente de ventas que automatiza el seguimiento de correo electrónico y las citas, y permite el acceso remoto.
La edición Premium ofrece la gestión de las cotizaciones de venta, tiene características de flujo de trabajo para ayudar a los equipos con ciclos largos y complejos de venta. El programa también incluye extensiones para dispositivos móviles.
- Cree flujos personalizados de venta que se activan en cada etapa del proceso..
- Asignar automáticamente tareas a las personas encargadas en cada etapa del proceso de venta.
- Fácil gestión de contactos y actividades de seguimiento de las ventas.
- Organizar los contactos por personas físicas o jurídicas y en grupos o categorías.
- Elegante presentación de informes de ventas de gran alcance y personalización.
- Automatizar su proceso de seguimiento con correos electrónicos predefinidos, citas y tareas.
- Enviar automáticamente recordatorios a los clientes.
Business Contact Manager (BCM) – Un producto de Microsoft
Business Contact Manager (BCM) ofrece funciones de CRM y un poco más a Outlook, incluyendo características financieras, las cuales funcionan mejor cuando se usa también Microsoft Office Accounting. Business Contact Manager amplía las capacidades de Outlook para agregar cuentas, contactos comerciales y oportunidades de negocios a los datos de Outlook.
Otra gran ventaja de utilizar Business Contact Manager es que permite integrar fácilmente toda la información sobre una cuenta de cliente en un solo lugar. El resultado es la capacidad de organizar todos los datos de la cuenta en un solo lugar, encontrar rápidamente la información, y mejorar la respuesta de los clientes, que en última instancia, se convierte en un ahorro de costo y mejora del servicio al cliente para su empresa.
Business Contact Manager también permite hacer un seguimiento de las oportunidades de ventas y la información del producto asociado a las ventas desde el contacto inicial a través de la atención al cliente post-venta.
Esta son dos opciones más que los empresarios pueden considerar para resolver sus necesidades de encontrar una herramienta de CRM que se adapte a sus necesidades. Prophet tiene una interfaz mas amigable, sus costos son menores y tiene diversas versiones, además que su implementación es relativamente rápida y no depende de bases de datos adicionales. Business Contact Manager requiere instalar una base de datos SQL y sus funciones puede ser realmente explotadas cuando se usa también Microsoft office Accounting. Sea uno de estas dos herramientas o sea cualquier otra que existan en el mercado, lo cierto es que las empresas pueden usar Outlook como una opción de CRM ahorrando tiempo en implementación y en apropiación de modelos de trabajo por parte de los usuarios finales. Seguiremos atentos a presentarles herramientas de CRM para PYMES. Si conoces alguna y la quieres recomendar, bienvenido.
Source: Avidian, Microsoft
