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La semana pasada un empresario de Medellín (Colombia) que esta en el negocio de importar y distribuir productos, me pidió que le recomendara una metodología para elegir a un proveedor de un ERP.  Ya que implementar un ERP tiene que ver más con estrategia que con cuestiones técnicas, le respondí en esos términos. Le indique que identificara sus necesidades y problemas, definiera el alcance del ERP, definiera un presupuesto, investigara a fondo la oferta de soluciones y que fuera filtrando a través de consultas telefónicas, contactos por correo y por supuesto reuniones y demostraciones.

De momento le sirvió la respuesta, sin embargo me quede pensando, y días después le envié una pequeña guía que encontré en un portal que sigo, y les quiero hoy compartir parte de ella, así como el link para que la lean completa.   El articulo habla de los siguientes pasos para la selección de un ERP:

Tomar la decisión: Implementar un ERP debe ser una decisión estratégica soportada en los problemas encontrados en la forma como se opera actualmente, con miras a que buscar soluciones en términos de eficiencia, productividad, rentabilidad y soporte del crecimiento futuro de la compañía.

Definir el Proyecto: Una vez que la compañía ha decidido que necesita un nuevo sistema, hay que definir el alcance del proyecto. Esto habitualmente se resolverá analizando los procesos que el sistema o programa actual realiza y que retrasan la compañía o producen gastos innecesarios. Pero también podría existir una oportunidad de mejorar la forma en que opera el negocio.

Identificar los Candidatos: Utilizando un consultor independiente puede evitar mucho trabajo. La desventaja es que muchos consultores sólo recomiendan uno o dos productos que ellos conocen. Por eso la selección de determinados consultores automáticamente estrecha el campo de visión. Por supuesto, Internet facilita la obtención de información. Y además hay seminarios independientes y patrocinados por los proveedores para informarse acerca de las diferentes soluciones. Los artículos de los diarios y las revistas son también muy valiosos. Investigue lo que utiliza la competencia y busque el consejo de las asociaciones profesionales y de la industria.

Características que debe tener en cuenta acerca del ERP:

• Solidez del proveedor.
• La tecnología en que fueron desarrollados. ¿Es actual? ¿Permite continuar creciendo?
• ¿Quienes son sus clientes? ¿Cuántos son ?
• Casos de estudio, y si son relacionados con mi industria, mejor.
• Canal de distribución bien desarrollado. Los distribuidores deben tener un conocimiento completo del producto.
• Buenas posibilidades de personalización.
• Amplia gama de módulos. Enriquecer los productos con una gama variada de módulos para evitar tener que sustituir el sistema cuando la empresa crezca.
• Fácil de utilizar. La formación es un costo de implementación muy elevado.

Con esto en mente reduzca la lista hasta que le queden unas cuantas opciones, y luego identifique a los proveedores o comercializadores de ese ERP en su ciudad o país, contáctelos e inicie el proceso de cotización, generalmente no le van a dar costos por e-mail o por telefono, por lo que tendrá que reunirse con ellos para ver el demo del producto y luego pasar a la respectiva cotización.

Fuente: Evaluando ERP

Un último consejo es que no tome la decisión hasta no estar completamente seguro de haber investigado todas las posibilidades, la oferta es muy amplia, en Colombia y en Latinoamérica estan las grandes compañias por supuesto, pero también se encuentra una oferta interesante de empresas que tienen productos interesantes y por supuesto no olvide la opción del Software Libre. Cada camino de estos tiene ventajas y desventajas que deberá evaluar minuciosamente para que implementar un ERP sea realmente una inversión rentable y no una perdida de dinero y tiempo.

¿Son la misma cosa? ¿Cuál de los dos es necesario en una empresa? ¿Son independientes? ¿Se puede tener uno y no el otro?

En Colombia al igual que en Latinoamérica las PYMES representan un porcentaje importante del total de empresas existentes, y en muchos casos estas PYMES llevan muchos años en el mercado. Tal vez muchos de los empresarios que están al frente de estas empresas no conocen lo que es un ERP o un CRM, pero tal vez muchos de ellos si los conozcan, y aún así no los tenga dentro de sus prioridades, bien sea porque piensan que son muy costosos, que son hechos para Multinacionales, que aún no se tiene el tamaño para implementar uno de ellos ó en un caso más conservador piensan que tal vez no es importante ya que han podido operar sin él hasta hoy.

Lo cierto es que son herramientas que son  gran aliadas para las PYMES. Permiten  aumentar en gran medida su productividad automatizando muchos de sus procesos, consolidar sus operaciones y acceder a información en tiempo real de un modo que pueda ser analizada para tomar decisiones que agreguen valor a su negocio.

CRM (Customer Relationship Managment) – Administración de la Relación con los Clientes

No es solo un software, es una estrategia de negocio, en donde se busca entender y anticipar las necesidades de los clientes existentes, soportada y conducida por un software apropiado que permita seriamente realizar el seguimiento de todo lo acontecido con el cliente y extraer conclusiones que nos permita mejorar en el futuro dicha relación. En pocas palabras, se trata de una estrategia de negocios enfocada en el cliente y sus necesidades.

Un buen software CRM debe poder manejar estratégicamente toda la información referida a los clientes. Debe poder organizar la información de manera tal que se sepa para un cliente dado, cuándo fue la última vez que nos comunicamos con él, cuáles son sus preferencias con respecto a lo que ofrece nuestro negocio, qué tareas tenemos pendientes con él. Y más general: Que clientes tenemos sin atender desde una fecha dada, cuántos eventos se produjeron en el último mes, semana o año, cuántos presupuestos solicitados fueron aceptados o rechazados por los clientes, cuántas campañas de emails hemos realizado ofreciendo diferentes oportunidades o promociones y que éxito han tenido, etc. Cuanto más completo sea el software que tengamos, más precisa será la información que obtengamos de nuestros clientes y nuestros contactos.

ERP (Enterprise Resource Planning) – Planificación de Recursos Empresariales

Es un software que permite unificar, organizar y gestionar toda la información generada en la cadena de valor de una empresa: compras, ventas, cartera, inventarios, finanzas, tesorería, cadena de abastecimiento, clientes, etc.

Un buen software ERP debería poder guardar toda la información administrativa-contable. Se debe poder extraer información acerca de la facturación, la cuenta corriente, la entrega de productos, automatizar las finanzas y mantener dicha información consolidada y accesible a personal debidamente autorizado. Cuanto más completo sea el software, sabremos con más detalle todo lo referente a las finanzas y nos permitirá planificar nuestra estrategia de negocio.

Pero, entonces, ¿que diferencia hay con un CRM?

Mientras un sistema ERP nos permite organizar y manejar la producción, facturación, cobranzas, contabilidad, o sea planificar los recursos de la empresa, sin involucrar al cliente y sus necesidades y preferencias, un CRM nos permite establecer una relación más cercana con el cliente.

Un ERP nos permite mantener las cuentas claras con el cliente. La protagonista aquí es nuestra empresa. Un CRM nos permite mejorar la relación con el cliente. El protagonista, en este caso es el cliente.

Mientras que con un sistema ERP tendremos la información de pedidos, fechas de facturación, fechas de entrega y cobranzas, etc, con un buen sistema CRM podríamos tener una mejor idea de en que momento del mes conviene realizar la cobranza, saber cuales son sus preferencias de pedidos o días y horarios de entrega.

Invitamos entonces a que las PYMES en Colombia y en Latinoamérica empiecen los procesos para apropiar estas tecnologías. En el próximo Post hablaremos del Software Comercial y Software Libre con respecto a la oferta de ERP y CRM.

Fuentes: www.laflecha.net – www.muypymes.com

En el post de hoy continuaremos con el tema del uso de una herramienta a nivel local para el comercio electrónico: Mercado Libre Colombia.

En el post anterior tratamos el tema desde la perspectiva del comprador ahora lo tomaremos desde el punto de vista del vendedor, en este caso lo que podría ser una pequeña empresa.

¿Qué implicaciones tiene para una empresa usar este canal de ventas en línea? Bueno, creo que lo primero es una VERDADERA intención por parte de las directivas para usar esta herramienta, ya que esto implica no solo abrir una cuenta, sino hacerle una GESTION, es decir; cosas como: lograr posicionar los productos en una categoría, tener claros los medios de pago, un diseño básico de la pagina en Mercado Libre Colombia, etc.

Si tomamos en cuenta una empresa como CONTRA PUNTO ALMACEN MUSICAL, que en los últimos 12 meses acumulo un total de 527 operaciones, 47% de ellas CONCRETADAS, es decir; un promedio de 1.44 operaciones diarias (tomando los 365 días del año), esto implica, por lo menos, tener una persona que esté haciendo cosas como:  responder inmediatamente a las inquietudes de los potenciales clientes, hacerle seguimiento a los correos, verificar las consignaciones o transferencias que se hayan hecho, coordinar el envío y recepción de las mercancías, hacer frente a posibles reclamos, actualizar el inventario disponible en la pagina, etc.

Como ven, un empresario debe tener claro que esto le demandara recursos, en principio, medio tiempo de un empleado. Luego, a medida que el volumen de transacciones aumente, demandaría tiempo completo o hasta más recursos. Pero todo sustentado en que la inversión se hace en un canal alternativo al tradicional y que a medida que se logre CONFIANZA en el medio mas y mas clientes adquirirán su producto.

El año pasado decidi dar rienda suelta a una de mis metas antes de cumplir los 30: Aprender a tocar guitarra!

Para cumplir esta meta se necesitan dos cosas: dedicacion y, por supuesto, una guitarra. Luego de buscar en la ciudad de Medellin una guitarra electroacústica que se acomodara a mis necesidades y, por supuesto, mi presupuesto, decidi ir a lugar donde este ultimo no seria un problema, ya que las ofertas son tantas que alguna se acomodaria a mi restriccion.

Precisamente en  Mercado Libre Colombia encontre varias ofertas; incluso opciones para guitarras electricas que me hicieron desear subir mi presupuesto.

Pero al final encontre una oferta para una guitarra electroacustica que cumplía con todos los requisitos. ¿Que fue lo primero que hice después de «ver» el producto? Leer las calificaciones que le dieron otros compradores; principalmente, las calificaciones negativas. ¿Por que? por que antes de  comprar en la web, lo que un potencial comprador necesita es CONFIANZA.

¿Y la confianza quien la da? no la da las descripciones del producto y/o servicio que hace la empresa, tampoco la da Mercado Libre (que de hecho se cuida mucho de quedar envuelto en problemas de usuarios insatisfechos), no. La confianza la da la GENTE; aquellos que corrieron un riesgo antes que los demas y ahora tienen una opinion clara sobre el producto y/o servicio.

Asi que luego de leer los comentarios de los usuarios en Mercado Libre Colombia  (99% de opiniones positivas) decidi cerrar mi transaccion con CONTRAPUNTO ALMACEN MUSICAL.  Hice mi pago por consignacion en Colmena, y 4 dias despues estaba tocando mis primeros acordes.

A las empresas que quieran usar Internet como canal de ventas antes de preocuparse por la tecnologia a utilizar, les recomiendo empezar a pensar como van generar esa confianza, con eso en mente, tienen el exito asegurado.

Si usted es de los que se pregunta: Como puedo sacarle provecho a Facebook en Colombia (o cualquier otro lado) de manera sencilla y hasta usarlo para un CRM básico? Este articulo le puede interesar.

La primera vez que conocí algo sobre Red Mars- Diseño y Decoracion, fue gracias al uso de una de las herramientas mas populares de Facebook, los TAGS. Casualmente, uno de mis contactos fue «taggeado» en una de las fotografias del Fan Page de Red Mars, en el album: Fotografias enviadas por los clientes!!

Un titulo bastante informativo y que de entrada generaba confianza, ya que si lo enviaban los clientes, es por que ello implica que estan satisfechos de una u otra manera.  A mi me genero curiosidad, no por que hayan montado una «super» campaña de marketing, ni por que hayan contratado a una super modelo para la campaña, sino por que alguien de mi red estaba alli, LOGRARON PERSUADIRME CON ALGO TAN SIMPLE!!!

Con algo mas de 3.000 fanaticos, Red Mars no solo utiliza Facebook como una vitrina, sino como una manera de comunicarse con sus potenciales clientes tanto como con sus clientes actuales, una manera sencilla de hacer CRM. Un punto clave que me gusta, es que se toman el tiempo de responder a los comentarios y preguntas de los potenciales clientes; es decir, primero logran atraerlos, siguen los pasos para retenerlos y, muy seguramente, cerraran muchas ventas al seguir estos SENCILLOS pasos.

Personalmente, recomiendo tanto la estrategia para seguir en Facebook en Colombia, como tambien los productos de esta tienda, de verdad que tienen diseños bastante interesantes.