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Esta simple frase parece sencilla, pero no lo es. Toda persona o empresa que haya emprendido algún tipo de proyecto sabe lo difícil que resulta hacerle un seguimiento detallado a un proyecto, más aún si el proyecto depende de muchas contribuciones de diferentes personas, más aún si no están todas en el mismo sitio físico, y más aún si este mismo equipo de trabajo tiene a su cargo varios proyectos en curso.

Todo líder de proyecto, necesita lo que los grandes gurús de la gestión de proyectos llaman: Visibilidad. Necesita saber el estado real del proyecto en cada momento, que actividades van según los tiempos, cuales van retrasadas y los porqués de estos retrasos; Todo líder de proyecto necesita saber cuándo entran y cuándo salen cada uno de sus colaboradores, necesita mantener un canal constante de comunicación con ellos, y también necesita darle visibilidad acerca del proyecto a sus colaboradores.

Para tener visibilidad en todos los niveles del proyecto y por parte de todos los colaboradores del mismo, al gestionar un proyecto se debe hacer un constante seguimiento, el cual, según los expertos puede realizarse utilizando las siguientes herramientas:

• Reuniones: Reuniones con el equipo de trabajo de manera grupal y/o individual para revisar el progreso de su trabajo.
• Revisiones: Revisiones de los productos o servicios elaborados de acuerdo al plan de trabajo para validar que los avances sean reales y los productos o servicios tengan la calidad suficiente como para considerarlos completados.
• Reportes: Reportes individuales de los integrantes del equipo de acuerdo a una frecuencia especificada (por ejemplo: semanal o diaria)
• Software de Administración: Reportes de los avances y el trabajo realizado por medio de alguna herramienta de planeación y administración de proyectos.

Y esta última herramienta es sumamente importante para mejorar la visibilidad, gestión y productividad del proyecto, ya que aparte de mostrar de una manera clara el estado real de cada actividad, también centraliza toda la información pertinente del proyecto, es decir: documentos, informes, e-mails, programación de reuniones, etc. Y por si fuera poco, también permite integrar todo esto con dispositivos móviles para que lleves la administración de tus proyectos a todo lugar y puedas gestionar en tiempo real.

En la Parte 2 de este post, les presentaremos una herramienta de administración de proyectos que realmente vale la pena conocer. En un post pasado, mencionábamos que Microsoft Project era de lejos la más difundida y usada herramienta de gestión de proyectos, pero que habían otras que poníamos a su consideración entre ellas: Basecamp, Team Box, Doolphy, etc. Les hablaremos entonces de Team Box que por sus funcionalidades, interfaz, usabilidad, integración y costos creemos que les puede ser útil. Luego hablaremos de las demás.

¿Qué debería de incluir un informe de estado del proyecto?

Para obtener visibilidad, todo líder de proyecto, necesita información confiable para poder centralizarla, procesarla y delegar las funciones pertinentes. Según la teoría, un buen informe de estado de proyecto debería tener los siguientes ítems:

• Progreso. ¿Ya terminamos lo planeado? ¿cuánto no falta? ¿cuánto se ha retrasado y porqué?
• Alcance. ¿Se identificó lo que se requiere hacer? ¿ha pedido cambios el cliente? ¿se han negociado los cambios? ¿el cliente va a pagar los cambios? ¿cuánto ha cambiado el alcance original?
• Tiempos. ¿Cuál es el retraso del proyecto en tiempo y porcentaje?
• Costos. ¿Cuánto se ha gastado? ¿cuánto se debería de haber gastado? ¿cuánto se va a gastar?
• Rentabilidad. ¿estamos ganando lo que queríamos? ¿estamos perdiendo?
• Riesgos. ¿Cuáles son los principales riesgos? ¿qué vamos a hacer para eliminarlos?
• Problemas. ¿Cuáles son las situaciones problemáticas actuales? ¿Qué se está haciendo para resolverlas?
• Calidad. ¿Se está obteniendo el producto que el cliente quiere y necesita?
• Recursos Humanos. ¿Tenemos a la gente adecuada? ¿Tenemos lo necesario para trabajar?

Teniendo Visibilidad y haciéndole seguimiento a tus proyectos ya tienes muy buena parte del camino recorrido en el éxito de los mismos, ya lo que sigue es que tomes las decisiones adecuadas con toda esta información.

Fuente: Google. Preparación y Evaluación de Proyectos, MC Graw Hill.

¿Son la misma cosa? ¿Cuál de los dos es necesario en una empresa? ¿Son independientes? ¿Se puede tener uno y no el otro?

En Colombia al igual que en Latinoamérica las PYMES representan un porcentaje importante del total de empresas existentes, y en muchos casos estas PYMES llevan muchos años en el mercado. Tal vez muchos de los empresarios que están al frente de estas empresas no conocen lo que es un ERP o un CRM, pero tal vez muchos de ellos si los conozcan, y aún así no los tenga dentro de sus prioridades, bien sea porque piensan que son muy costosos, que son hechos para Multinacionales, que aún no se tiene el tamaño para implementar uno de ellos ó en un caso más conservador piensan que tal vez no es importante ya que han podido operar sin él hasta hoy.

Lo cierto es que son herramientas que son  gran aliadas para las PYMES. Permiten  aumentar en gran medida su productividad automatizando muchos de sus procesos, consolidar sus operaciones y acceder a información en tiempo real de un modo que pueda ser analizada para tomar decisiones que agreguen valor a su negocio.

CRM (Customer Relationship Managment) – Administración de la Relación con los Clientes

No es solo un software, es una estrategia de negocio, en donde se busca entender y anticipar las necesidades de los clientes existentes, soportada y conducida por un software apropiado que permita seriamente realizar el seguimiento de todo lo acontecido con el cliente y extraer conclusiones que nos permita mejorar en el futuro dicha relación. En pocas palabras, se trata de una estrategia de negocios enfocada en el cliente y sus necesidades.

Un buen software CRM debe poder manejar estratégicamente toda la información referida a los clientes. Debe poder organizar la información de manera tal que se sepa para un cliente dado, cuándo fue la última vez que nos comunicamos con él, cuáles son sus preferencias con respecto a lo que ofrece nuestro negocio, qué tareas tenemos pendientes con él. Y más general: Que clientes tenemos sin atender desde una fecha dada, cuántos eventos se produjeron en el último mes, semana o año, cuántos presupuestos solicitados fueron aceptados o rechazados por los clientes, cuántas campañas de emails hemos realizado ofreciendo diferentes oportunidades o promociones y que éxito han tenido, etc. Cuanto más completo sea el software que tengamos, más precisa será la información que obtengamos de nuestros clientes y nuestros contactos.

ERP (Enterprise Resource Planning) – Planificación de Recursos Empresariales

Es un software que permite unificar, organizar y gestionar toda la información generada en la cadena de valor de una empresa: compras, ventas, cartera, inventarios, finanzas, tesorería, cadena de abastecimiento, clientes, etc.

Un buen software ERP debería poder guardar toda la información administrativa-contable. Se debe poder extraer información acerca de la facturación, la cuenta corriente, la entrega de productos, automatizar las finanzas y mantener dicha información consolidada y accesible a personal debidamente autorizado. Cuanto más completo sea el software, sabremos con más detalle todo lo referente a las finanzas y nos permitirá planificar nuestra estrategia de negocio.

Pero, entonces, ¿que diferencia hay con un CRM?

Mientras un sistema ERP nos permite organizar y manejar la producción, facturación, cobranzas, contabilidad, o sea planificar los recursos de la empresa, sin involucrar al cliente y sus necesidades y preferencias, un CRM nos permite establecer una relación más cercana con el cliente.

Un ERP nos permite mantener las cuentas claras con el cliente. La protagonista aquí es nuestra empresa. Un CRM nos permite mejorar la relación con el cliente. El protagonista, en este caso es el cliente.

Mientras que con un sistema ERP tendremos la información de pedidos, fechas de facturación, fechas de entrega y cobranzas, etc, con un buen sistema CRM podríamos tener una mejor idea de en que momento del mes conviene realizar la cobranza, saber cuales son sus preferencias de pedidos o días y horarios de entrega.

Invitamos entonces a que las PYMES en Colombia y en Latinoamérica empiecen los procesos para apropiar estas tecnologías. En el próximo Post hablaremos del Software Comercial y Software Libre con respecto a la oferta de ERP y CRM.

Fuentes: www.laflecha.net – www.muypymes.com