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¿Qué podemos gestionar un proyecto utilizando Excel y el correo electrónico? Claro que podemos. Hoy simplemente queremos invitarle a considerar una opción diferente para la gestión de proyectos en su PYME. En Internet, se pueden encontrar muchos gestores de proyectos tanto pagos, como bajo la modalidad de software libre. En este post tenemos como objetivo hacer una breve introducción al tema, haciendo un enfoque desde la estrategia  y listando algunas de las aplicaciones o herramientas más usadas para la gestión de proyectos.

Dada la etapa que estamos atravesando todas las empresas, nos encontramos con la necesidad de trabajar más duro, más rápido, en varios proyectos a la vez y con la necesidad de optimizar todos nuestros costes para alcanzar la mayor rentabilidad posible. En este paradigma, la mejor práctica es saber organizar todos nuestros recursos para maximizar las funciones y el tiempo destinado de cada trabajador, pero esto no siempre es tan sencillo. Cuando una empresa abarca varios proyectos a la vez y posee bajo su dirección un equipo multidisciplinario, que no siempre está ubicado en la misma zona geográfica, no es sencillo compartir y comunicar toda la información de la que disponemos. Además, los medios más utilizados (email, teléfono, reuniones, etc.) no siempre son los más productivos.

Utilidades de un Gestor de Proyectos en Línea:

• Intercambiar archivos, comunicarte, gestionar todas las acciones y la información referente a proyectos como por ejemplo asignar tareas, imputar horas, costes, ver la evolución y viabilidad de tus proyectos, mantener una agenda organizada entre todos los usuario, etc
• Saber la situación actual de todos sus proyectos, la actividad de sus trabajadores y planificaciones futuras, ahorrando tiempo en comunicación vía email, llamadas, etc. y aportando una visión de conjunto.
• Optimizar tus proyectos sabiendo el coste real de los mismos y reconociendo su rentabilidad real sin que sea demasiado tarde para realizar cambios operativos.

Claro está, las herramientas nos ayudan a gestionar y a poder ejecutar las diferentes metodologías que utilicemos para la administración de nuestros proyectos, pero la metodología la elige cada quién acorde a sus necesidades.

Los invitamos entonces dar un paso más allá en la gestión de sus proyectos, a administrar las iniciativas de su PYME con herramientas de clase mundial, apropiando e incorporando años de conocimiento acumulado en la ejecución de proyectos, bien sea utilizando quizás la más difundida herramienta a nivel mundial Microsoft Project o explorando una de las siguientes posibilidades que les presentamos a continuación.

Gestores de Proyectos en Línea o SAS

Se les llama en línea precisamente porque todo lo que se necesita para acceder a ellos es un navegador, a diferencia de los que necesitan instalarse en un equipo como es el caso del potente gestor de proyectos Microsoft Project. Elegir una u otra modalidad depende de las características de la empresa, pero es claro que las aplicaciones en línea tienden a ser mucho más asequibles.

A continuación presentamos aplicaciones en inglés y en español, la mayoría tienen versiones gratuitas con funcionalidades limitadas y tienen planes de suscripción mensual o anual que realmente se adaptan a los presupuestos de las Pymes.

• Gantter: Es algo así como un Microsoft Project en Línea. No cuenta con toda la potencia de Microsoft Project, pero cumple muchas de sus funciones.
• Basecamp: Sin duda, es el líder de las herramientas de trabajo colaborativo. Basecamp es utilizada en miles de empresas alrededor del mundo y tiene una eficacia increible a la hora de gestionar proyectos en forma colaborativa. En basecamp nos ofrecen diferentes planes para el trabajo con proyectos y cada uno de ellos se adapta al tamaño de una empresa. Por ejemplo tenemos el precio más básico a 24 dólares x Mes, aquí se pueden llegar a gestionar hasta 15 proyectos y se puede asignar un número ilimitado de participantes o colaboradores, además se cuenta con la posibilidad de alojar hasta 3GB de información. A parte del precio básico, que seria el idóneo para pequeñas empresas, tienen planes que van aumentando de precio y de capacidades ofrecidas. Siendo el plan más alto el de 149 dólares x Mes y permite manejar un número ilimitado de proyectos.
• Doolphy: Esta solución basada en la web es una herramienta para gestionar proyectos y tareas en línea de manera colaborativa, cuenta con una versión gratuita que permite manejar un proyecto a la vez y con un número ilimitado de usuarios. La versión gratuita cumple con su cometido y es ideal para proyectos sencillos, esta dirigida a pequeñas empresas o grupos de trabajo que no necesitan mayores características y funciones. Los planes de pago de Doolphy amplían el número de proyectos en los que se puede trabajar simultáneamente y es una opción si hemos quedado conformes con lo ofrecido por la versión gratuita.
• Project HQ: Project HQ es una aplicación open source que permite gestionar proyectos en forma colaborativa, sus principales funciones son: gestión de puntos de referencia (hitos o milestones del proyecto), tareas, listas de tareas, sistema de seguimiento y hasta una wiki. Vale también mencionar que la aplicación toma como base y referentes a Basecamp y activeCollab, de allí que guarde un gran parecido con ambas.
• Collabtive: Es un software de gestión de proyectos totalmente open source. Está basado en PHP y funciona prácticamente desde cualquier navegador web. Sus funciones son muchas y permiten planificar, organizar y coordinar todo tipo de proyectos de una manera fácil, automatizada y colaborativa.
• Teambox: En español y gratutita. Dentro de Teambox encontraremos 4 diferentes módulos de trabajo: Mensajes, Tareas, Páginas y Chat. A ellas también debemos agregar la sección de Personas, desde donde se pueden agregar a los miembros del equipo, bastara con agregar su nombre y correo electrónico para que sean invitados a participar en la plataforma de Teambox.

Cabe aclarar que existen muchas otras aplicaciones que iremos presentando, por el momento quisimos presentarles estas acorde a nuestra investigación como las más usadas y con mejor retroalimentación en los diferentes foros, blogs y sitios especializados de gestión empresarial. En próximos posts ampliaremos detalles de cada una de ellas, luego de haberlas probado por nuestra propia cuenta.

Fuentes: Google, Herramientas para Pymes, Aplicaciones Empresariales.

Las empresas invierten millones y millones al año en la capacitación de su recurso humano. Cada vez que alguien es contratado para un nuevo cargo o es ascendido, hay que capacitarlo. Eso requiere tiempo, y el tiempo es dinero, y lo es más si el proceso de capacitación no es completo o si es muy largo.

¿Cómo puede hacer uso una empresa, sin importar su tamaño, para preparar a alguien que asume un nuevo cargo usando herramientas de Social Media? La respuesta es: A través del PodCasting.

Hoy en día se habla mucho de redes sociales, Twitter y demás, pero el PodCasting es una herramienta que también hace parte del gran “cocktail” que es el mundo del Social Media, y es uno bastante practico, de muy bajo costo, al alcance de todos, escalable y que puede traer muchos beneficios.

Piense por ejemplo en sus empleados, que mientras conducen o toman el autobús en horas de la mañana, van escuchando música o las noticias en la radio. ¿Y qué pasaría si en lugar de escuchar la radio, usaran esos 20 o 30 minutos que tardan en llegar a su empresa desde sus hogares en escuchar la descripción de los procesos internos de la empresa? ¿O una capacitación rápida sobre cómo vender mejor los productos de su empresa? Etc.

Son muchas las cosas que puede hacer su empresa con esta herramienta. Este fin de año, obséquieles a sus empleados un iPod o, mejor aún, un iPhone, ellos se lo agradecerán muchísimo, pero también asegúrese de que además de escuchar su música favorita, escuchen también los mp3 de capacitación empresarial interno, su empresa ganara mucho.

Acá podrá encontrar una guía bastante completa sobre como grabar un PodCast.

Ya han pasado algunos días sin escribir nada relacionado con CRM, ERP, Sistemas de Gestión para Pymes en Colombia y Latinoamérica, y durante este tiempo nos escribieron algunas personas, preguntandonos un par de cosas con respecto al Post que hicimos sobre Salesforce.com. En ese Post hablamos de que Salesforce era un CRM de clase mundial al alcance de las Pymes,  mostrabamos algunas generalidades, invitabamos a explorar su sitio web en español y al final dabamos los precios de lista de las licencias.

Las preguntas que nos hicieron fueron relacionadas con los costos de implementación de la herramienta, y esto es algo que pasamos por alto y que agradecemos nos preguntasen, porque toda herramienta de gestión trae consigo costos de implementación, que muchas veces resultan ser más costosos que las mismas licencias. Algunos de los costos más relevantes en un proceso de implementación podrían ser los siguientes:

• Hadware necesario para que la herramienta pueda ejecutarse.
• Costos de consultoría y capacitación por parte de la empresa que provee la herramienta.
• Costos de actulizaciones y mantenimiento de la herramienta.
• Costos del tiempo del personal interno dedicado a la implementación del sistema.
• Costos del tiempo del personal interno dedicado al aprendizaje y apropiación de la herramienta.
• Transición de la cultura de la organización.

Cada de herramienta tendrá valores distintos para estos items, en el caso de Salesforce, queremos contarle que tenemos una respuesta estimada para los componentes técnicos del costo, ya que los componentes administrativos son tema que corresponden a cada empresa valorar y cuantificar acorde a sus realidades.

En Colombia, hay una empresa (Avanxo) ubicada en Bogotá, que está certificada en soportar todo el tema de la implementación para las Pymes que lo requieran, porque parte de la promesa de valor que tiene Salesforce.com es que la herramienta es intuitiva y no se requieren grandes conocimientos para su implementación y personalización. Pero si su Pyme quisiera tener algo muy personalizado, con características que se adecuaran a su negocio, esta empresa en Bogotá le puede ayudar, esta empresa fué la que ayudó en el 2008 a que más de 100 Pymes exportadoras de Colombia implementaran Salesforce, entonces pueden contactarla para ampliar más información y preguntar acerca de sus costos de soporte.

Actualmente en la empresa en la cual trabajo estamos implementando Salesforce, somos 10 personas y tenemos los siguientes costos:

• 1 Licencia Enterprise: 1.500 dólares x año & 1 Licencia Profesional: 780 dólares x año.
• Costo de Implementación con un externo:  Alrededor de 800 dólares, sin importar número de licencias tomadas y número de personas a capacitar.
• El costo de actualización y  mantenimiento de la herramienta está incluido en los costos de las licencias.
• No necesitamos inversiones en hadware adicionales para correr la herramienta.

Les recordamos que esto es para ejemplificar y que los costos dependeran de la particularidad de cada empresa, pueden ser más, pueden ser menos.

CRM SALESFORCE.COM

BENEFICIOS PARA EL ÁREA DE VENTAS:

• Centraliza toda la información de prospectos de ventas, contactos y clientes en una sola base de datos fácilmente accesible.
• Mejora el control, seguimiento y visibilidad de los prospectos, contactos y clientes.
• Captura y distribuye automáticamente prospectos de ventas desde su página Web.
• Obtiene mayor control, seguimiento y visibilidad del proceso de ventas y genera pronósticos automáticos por vendedor, departamento, productos, territorios, o divisiones.
• Genera reportes personalizados instantáneos para tener mayor visibilidad y análisis de la efectividad del vendedor, origen de los prospectos, estatus y resultados de las oportunidades de ventas.

BENEFICIOS PARA EL ÁREA MERCADEO:

• Promueve la colaboración entre mercadeo y ventas en el seguimiento de prospectos.
• Permite al departamento de mercadeo enfocar sus esfuerzos y presupuesto en actividades que brindan un alto retorno de inversión.
• Mide la cantidad de prospectos, oportunidades de negocio y Ventas generadas por cada campaña de mercadeo.
• Acelera el proceso de planeación, ejecución y seguimiento de las campañas de mercadeo.
• Ejecuta campañas de correo electrónico masivo personalizado con imágenes en HTML y mide sus resultados.

BENEFICIOS PARA EL ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE:

• Canaliza casos de atención a clientes de manera automática al especialista indicado.
• Brinda control, visibilidad y seguimiento del estatus de los casos y asuntos importantes de los clientes para asegurar una respuesta oportuna y satisfactoria.
• Mide el nivel de satisfacción de los clientes.
• Crea una base de conocimiento técnico y organizacional para compartir con todo el personal de la empresa para resolver rápidamente y con efectividad los problemas de los clientes.

Personalmente, cuando tengo problemas con un producto, o necesito solucionar algo, nunca tomo el teléfono y llamo al número de servicio al cliente que viene en la etiqueta o factura del producto, solo lo he hecho cuando tengo problemas con mi conexión  de Internet y llamo a mi proveedor, UNE. Siempre voy a Google e ingreso las palabras clave relacionadas con mi problema. Ya que mi premisa es: “A alguien también le ha pasado, ese alguien ha preguntado y alguien más le ha respondido”.

Hoy en día se habla mucho de los BPO, principalmente en su forma más común: los llamados Call Centers. Estos servicios han sido diseñados, en muchos casos, para proveer atención al cliente constante las 24 horas del día, todos los días del año. Y las empresas lo ven como un valor agregado, ya que si un cliente tiene un problema, cuenta con una infraestructura, provista por otra empresa especializada, que se encarga de brindar el servicio.

En la Web pasa algo muy similar, pero no a través de los Call Centers, sino de una herramienta de Social Media muy importante: Los Foros, plasmados en comunidades virtuales.

Existen miles y miles de ellos en muchos idiomas y de diversos tipos desde entretenimiento y farándula, hasta empresariales y de participación ciudadana. En los foros, como en cualquier herramienta de Social Media, el valor no lo da una empresa, lo da el conocimiento colectivo de las personas. Como mencionaba al principio: Alguien ya tuvo este problema y alguien más debió darle una solución y lo mejor: esa pregunta y esa respuesta están plasmadas en la red ahora mismo y se puede hacer uso de esta interacción.

Empresas como Procter & Gamble y Dell han entendido esto y han hecho uso de esta herramienta de Social Media para dar soporte a sus clientes. Uno de los valores agregados  es que ese conocimiento colectivo reduce los costos del servicio al cliente de la empresa, ejemplo:

“Si el costo por llamada al Call Center es de 1 dólar para la empresa, y 4 clientes tienen el mismo problema, la empresa incurre en 4 dólares de costos por servicio al cliente”

Ahora, 4 clientes que cuesten 4 dólares pueda que no sea nada para muchos, pero cuando una empresa tiene millones de consumidores de múltiples artículos, allí si se empieza a reflejar el nivel de costos. Si la empresa contara con una comunidad y con foristas entusiastas (que generalmente son otros clientes que les gusta ayudar a otros que pasan por lo que ellos ya pasaron), la reducción de costos y los beneficios que la empresa percibiría a largo plazo serian considerables, sobre todo porque es información que siempre estará ahí.

En mi próximo post hablare de cuáles son los foros con mayor participación en Colombia

Los colombianos somos bastante desconfiados, cada vez que vemos una oferta lo primero que decimos es: De esto tan bueno no dan tanto!! Caso contrario pasa en otras culturas, como la estadounidense, donde aceptar ofertas de desconocidos en la web es algo muy comun y parte de su economia.

Pero, lo que si es muy comun es que le pidamos a un amigo una recomendacion o si de pronto «conoce a alguien» que este vendiendo u ofreciendo algo, bien sea un producto o un servicio. Las recomendaciones son importantes para nosotros, sobre todo a la hora de comprar algo o hacer alguna inversion.

Las redes sociales no son ajenas a esta necesidad de estar «conectados», por eso Facebook trae una herramienta llamada «Marketplace On Facebook», que funciona como cualquier otra plataforma, solo que, en esta red, yo me puedo dar cuenta de con que miembro de mi red social esta conectada la persona que esta ofertando. Así, tecnicamente, se logra cierto grado de confianza, mas si se constata con el contacto que tenemos en comun el vendedor y yo, quien es esta persona y asi aprovechar una posible buena oferta.

Ese es el verdadero valor agregado de una red social como Facebook, nos permite saber como estamos conectados unos con otros y así generar la confianza necesaria para cualquier transacción o relacionamiento. Este es uno de los puntos que no solo las empresas, sino las personas en general, deben explotar.