¿Qué podemos gestionar un proyecto utilizando Excel y el correo electrónico? Claro que podemos. Hoy simplemente queremos invitarle a considerar una opción diferente para la gestión de proyectos en su PYME. En Internet, se pueden encontrar muchos gestores de proyectos tanto pagos, como bajo la modalidad de software libre. En este post tenemos como objetivo hacer una breve introducción al tema, haciendo un enfoque desde la estrategia  y listando algunas de las aplicaciones o herramientas más usadas para la gestión de proyectos.

Dada la etapa que estamos atravesando todas las empresas, nos encontramos con la necesidad de trabajar más duro, más rápido, en varios proyectos a la vez y con la necesidad de optimizar todos nuestros costes para alcanzar la mayor rentabilidad posible. En este paradigma, la mejor práctica es saber organizar todos nuestros recursos para maximizar las funciones y el tiempo destinado de cada trabajador, pero esto no siempre es tan sencillo. Cuando una empresa abarca varios proyectos a la vez y posee bajo su dirección un equipo multidisciplinario, que no siempre está ubicado en la misma zona geográfica, no es sencillo compartir y comunicar toda la información de la que disponemos. Además, los medios más utilizados (email, teléfono, reuniones, etc.) no siempre son los más productivos.

Utilidades de un Gestor de Proyectos en Línea:

  • Intercambiar archivos, comunicarte, gestionar todas las acciones y la información referente a proyectos como por ejemplo asignar tareas, imputar horas, costes, ver la evolución y viabilidad de tus proyectos, mantener una agenda organizada entre todos los usuario, etc
  • Saber la situación actual de todos sus proyectos, la actividad de sus trabajadores y planificaciones futuras, ahorrando tiempo en comunicación vía email, llamadas, etc. y aportando una visión de conjunto.
  • Optimizar tus proyectos sabiendo el coste real de los mismos y reconociendo su rentabilidad real sin que sea demasiado tarde para realizar cambios operativos.

Claro está, las herramientas nos ayudan a gestionar y a poder ejecutar las diferentes metodologías que utilicemos para la administración de nuestros proyectos, pero la metodología la elige cada quién acorde a sus necesidades.

Los invitamos entonces dar un paso más allá en la gestión de sus proyectos, a administrar las iniciativas de su PYME con herramientas de clase mundial, apropiando e incorporando años de conocimiento acumulado en la ejecución de proyectos, bien sea utilizando quizás la más difundida herramienta a nivel mundial Microsoft Project o explorando una de las siguientes posibilidades que les presentamos a continuación.

Gestores de Proyectos en Línea o SAS

Se les llama en línea precisamente porque todo lo que se necesita para acceder a ellos es un navegador, a diferencia de los que necesitan instalarse en un equipo como es el caso del potente gestor de proyectos Microsoft Project. Elegir una u otra modalidad depende de las características de la empresa, pero es claro que las aplicaciones en línea tienden a ser mucho más asequibles.

A continuación presentamos aplicaciones en inglés y en español, la mayoría tienen versiones gratuitas con funcionalidades limitadas y tienen planes de suscripción mensual o anual que realmente se adaptan a los presupuestos de las Pymes.

  • Gantter: Es algo así como un Microsoft Project en Línea. No cuenta con toda la potencia de Microsoft Project, pero cumple muchas de sus funciones.
  • Basecamp: Sin duda, es el líder de las herramientas de trabajo colaborativo. Basecamp es utilizada en miles de empresas alrededor del mundo y tiene una eficacia increible a la hora de gestionar proyectos en forma colaborativa. En basecamp nos ofrecen diferentes planes para el trabajo con proyectos y cada uno de ellos se adapta al tamaño de una empresa. Por ejemplo tenemos el precio más básico a 24 dólares x Mes, aquí se pueden llegar a gestionar hasta 15 proyectos y se puede asignar un número ilimitado de participantes o colaboradores, además se cuenta con la posibilidad de alojar hasta 3GB de información. A parte del precio básico, que seria el idóneo para pequeñas empresas, tienen planes que van aumentando de precio y de capacidades ofrecidas. Siendo el plan más alto el de 149 dólares x Mes y permite manejar un número ilimitado de proyectos.
  • Doolphy: Esta solución basada en la web es una herramienta para gestionar proyectos y tareas en línea de manera colaborativa, cuenta con una versión gratuita que permite manejar un proyecto a la vez y con un número ilimitado de usuarios. La versión gratuita cumple con su cometido y es ideal para proyectos sencillos, esta dirigida a pequeñas empresas o grupos de trabajo que no necesitan mayores características y funciones. Los planes de pago de Doolphy amplían el número de proyectos en los que se puede trabajar simultáneamente y es una opción si hemos quedado conformes con lo ofrecido por la versión gratuita.
  • Project HQ: Project HQ es una aplicación open source que permite gestionar proyectos en forma colaborativa, sus principales funciones son: gestión de puntos de referencia (hitos o milestones del proyecto), tareas, listas de tareas, sistema de seguimiento y hasta una wiki. Vale también mencionar que la aplicación toma como base y referentes a Basecamp y activeCollab, de allí que guarde un gran parecido con ambas.
  • Collabtive: Es un software de gestión de proyectos totalmente open source. Está basado en PHP y funciona prácticamente desde cualquier navegador web. Sus funciones son muchas y permiten planificar, organizar y coordinar todo tipo de proyectos de una manera fácil, automatizada y colaborativa.
  • Teambox: En español y gratutita. Dentro de Teambox encontraremos 4 diferentes módulos de trabajo: Mensajes, Tareas, Páginas y Chat. A ellas también debemos agregar la sección de Personas, desde donde se pueden agregar a los miembros del equipo, bastara con agregar su nombre y correo electrónico para que sean invitados a participar en la plataforma de Teambox.

Cabe aclarar que existen muchas otras aplicaciones que iremos presentando, por el momento quisimos presentarles estas acorde a nuestra investigación como las más usadas y con mejor retroalimentación en los diferentes foros, blogs y sitios especializados de gestión empresarial. En próximos posts ampliaremos detalles de cada una de ellas, luego de haberlas probado por nuestra propia cuenta.

Fuentes: Google, Herramientas para Pymes, Aplicaciones Empresariales.