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CRM para PYMES: Outlook puede ser una opción.

Al igual que ERP e Inteligencia de Negocios, hablar de CRM ya no es una moda, ya no es un término desconocido en el lenguaje diario de las organizaciones, es un proceso que las empresas deben implementar de un modo u otro, bien sea estructuradamente o no, con ayuda de un software o sin él, es una cuestión de ganar clientes, desarrollarlos en el tiempo, retenerlos y a su vez capitalizar sus redes y conexiones para ampliar su espectro de mercado. CRM es una cuestión de sostenibilidad.

Ahora bien, usualmente la mayoría de las PYMES e incluso algunas empresas grandes no están preparadas culturalmente para implementar una estrategia de CRM basada usualmente en una herramienta de software robusta. Ya hemos hablado en este espacio de algunos software de CRM que las empresas podrían usar para cumplir sus objetivos al respecto. El día de hoy les presentamos dos programas que se convierten en una extensión del Outlook y lo habilita para ser usado como una herramienta de CRM.

Outlook como CRM? Usualmente las empresas usan Outlook como administrador de correos, contactos y agenda, buena parte de la información que un programa de CRM debe incorporar, pero Outlook no puede ser usado como CRM porque le faltan algunas funcionalidades típicas de los programas de CRM. Bien, para resolver esto y habilitar a Outlook como un CRM potente les presentamos estas dos opciones:

Ambos potencian a Outlook y lo convierten en un CRM que resuelve las necesidades de una PYME, sin tener que correr el riesgo de adaptarse a nuevas interfaces y modelos de trabajo, ya que todo funciona dentro del mismo Outlook, y las compañías ya tienen bastante terreno ganado en el manejo que sus empleados tienen de Outlook.

Prophet – Un producto de Avidian

Prophet se concentra en las funcionalidades de un CRM, y hace que la personalización de la información y su seguimiento, como los productos y servicios sea fácil. La última versión añade informes de ventas, presupuesto, informes de ventas, gestión de cuotas, y otras funciones más avanzadas.

Prophet funciona con Outlook 2000 o versiones más recientes, y está disponible en tres ediciones: Personal, Avanzado y Premium. La edición personal, dirigido a usuarios individuales, permite gestionar las oportunidades de ventas en Outlook, rastrear el correos entrantes y salientes, enviar mensajes personalizados a una lista de contactos, y compartir información de ventas con su equipo de trabajo. La edición avanzada le permite personalizar los informes, añade un asistente de ventas que automatiza el seguimiento de correo electrónico y las citas, y permite el acceso remoto.
La edición Premium ofrece la gestión de las cotizaciones de venta, tiene características de flujo de trabajo para ayudar a los equipos con ciclos largos y complejos de venta. El programa también incluye extensiones para dispositivos móviles.

  • Cree flujos personalizados de venta que se activan en cada etapa del proceso..
  • Asignar automáticamente tareas a las personas encargadas en cada etapa del proceso de venta.
  • Fácil gestión de contactos y actividades de seguimiento de las ventas.
  • Organizar los contactos por personas físicas o jurídicas y en grupos o categorías.
  • Elegante presentación de informes de ventas de gran alcance y personalización.
  • Automatizar su proceso de seguimiento con correos electrónicos predefinidos, citas y tareas.
  • Enviar automáticamente recordatorios a los clientes.

Ver video: Esta en inglés

Business Contact Manager (BCM) – Un producto de Microsoft

Business Contact Manager (BCM) ofrece funciones de CRM y un poco más a Outlook, incluyendo características financieras, las cuales funcionan mejor cuando se usa también Microsoft Office Accounting. Business Contact Manager amplía las capacidades de Outlook para agregar cuentas, contactos comerciales y oportunidades de negocios a los datos de Outlook.

Otra gran ventaja de utilizar Business Contact Manager es que permite integrar fácilmente toda la información sobre una cuenta de cliente en un solo lugar. El resultado es la capacidad de organizar todos los datos de la cuenta en un solo lugar, encontrar rápidamente la información, y mejorar la respuesta de los clientes, que en última instancia, se convierte en un ahorro de costo  y mejora del servicio al cliente para su empresa.

Business Contact Manager también permite hacer un seguimiento de las oportunidades de ventas y la información del producto asociado a las ventas desde el contacto inicial a través de la atención al cliente post-venta.

Ver video: Esta en inglés

Esta son dos opciones más que los empresarios pueden considerar para resolver sus necesidades de encontrar una herramienta de CRM que se adapte a sus necesidades. Prophet tiene una interfaz mas amigable, sus costos son menores y tiene diversas versiones, además que su implementación es relativamente rápida y no depende de bases de datos adicionales. Business Contact Manager requiere instalar una base de datos SQL y sus funciones puede ser realmente explotadas cuando se usa también Microsoft office Accounting. Sea uno de estas dos herramientas o sea cualquier otra que existan en el mercado, lo cierto es que las empresas pueden usar Outlook como una opción de CRM ahorrando tiempo en implementación y en apropiación de modelos de trabajo por parte de los usuarios finales. Seguiremos atentos a presentarles herramientas de CRM para PYMES. Si conoces alguna y la quieres recomendar, bienvenido.

Source: Avidian, Microsoft

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Openbravo: El ERP en entorno web para Pymes

En un post pasado hicimos un listado de los ERP y CRM de Software libre que más apropiación estaban teniendo por parte de las empresas a nivel mundial, dados sus excelentes beneficios y características. Hoy queremos profundizar en esa información y proveerles herramientas de primera mano para que puedan conocer  a fondo estas aplicaciones y por lo menos empiecen a recorrer el camino de evaluar potenciales software de ERP y CRM que sus empresas necesitan para soportar el crecimiento futuro.

Hoy hablaremos de Openbravo, el cual, citando palabras textuales de su sitio web como: Openbravo ERP es el líder profesional, web nativo y en software libre que mejora la eficiencia haciendo accesible un ERP moderno a las empresas de todo el mundo”. Y es que es sin duda uno de los lideres a nivel mundial no solo en ERP de software libre, si no en materias de ERP en sí, gracias a la gran cantidad de empresas de todos los tamaños que han decidido implementar esta solución para llegar a puntos de eficiencia y productividad óptimos y soportar su crecimiento futuro, y este gran respaldo solo es muestra de calidad y cumplimiento.

Pero no hablaremos nosotros, dejaremos a los expertos que los asesoren y que en cuestión de 9 minutos traten de entregarles muy claramente la propuesta de valor que Openbravo trae en materia de ERP y CRM para Pymes y empresas de todos los tamaños en Colombia, Latinoamérica o cualquier otro territorio, porque Openbravo no tiene fronteras.

A su empresa le interesa esto, tómese 9 minutos para escucharlo. Vale la pena.

Openbravo: El ERP en entorno web para Pymes.  (Opción 1)

Explicación detallada de toda la solución.











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Openbravo QuickStart.   –   (Opción 2)

Es la solución pensada para que las Microempresas se profesionalicen.

Es una versión que viene con una configuración lista, basada en las mejores prácticas a nivel internacional y con la cual cualquier Pyme, puede empezar a utilizarla y después puede crecer junto con la herramienta y hacer la transición a los demás módulos completamente gratis.

Fuente: Openbravo

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ERP y CRM en PYMES + Listado de Software Libre probado en PYMES de Chile

Hoy compartimos con ustedes una presentación en Power Point que hace un repaso básico, en nuestra opinión muy bueno, de todo lo que una PYME debería saber y tener en cuenta acerca de los ERP y los CRM. Esta presentación nos permite entender en términos estratégicos y tácticos el  por qué de la importancia de implementar sistemas ERP y CRM en nuestras empresas, nos muestra claramente el potencial de eficiencia y productividad que lograríamos.

También compartimos con ustedes un listado de Software Libre para empresas que realizo la Asociación de Fomento Fabril de Chile, la cual es una importante federación gremial con un alto prestigio, que asocia el 100% de la actividad industrial en este importante país de Latinoamérica.

En la presentación de Power Point  van a encontrar lo siguiente:

ERP

  • Evolución
  • Objetivos
  • Características
  • Implantación
  • Arquitectura
  • Ventajas y desventajas
  • Soluciones comerciales

CRM

  • Evolución
  • Objetivos
  • Características
  • Implantación
  • Tipos de CRM
  • Ventajas y desventajas
  • Soluciones comerciales
  • Diferencias entre ERP y CRM
  • Integración de ERP con CRM
  • Conclusiones

CRM, ERP y Comercio Electrónico  – Software Libre para Empresas

Esta es una evaluación realizada por SOFOFA, en la cual dan una opinión acerca del Software Libre que han probado en el sector industrial chileno.


ProgramaDescripción / URLFuncionalidad
Centric CRMPlataforma de CRM, basada en Web e implementada en Java
http://www.centriccrm.com
Regular
AdempierePlataforma de ERP, CRM y SCM, implementada en Java
http://www.adempiere.com
Excelente
JbillingSistema de Facturación implementado en Java
http://www.jbilling.com
Excelente
Apache OfBizPlataforma de ERP, CRM, eCommerce, SCM, MRP, implementada en Java y Javascript
http:///ofbiz.apache.org/
Buena
OpenBravoSolución ERP implementada en Java
http://www.openbravo.com
Buena
openCRXSolución de CRM, implementada en Java
http://www.opencrx.org
Buena
OSCommerceSolución de eCommerce
http://www.oscommerce.com
Buena
SugarCRMSolución de CRM de alta penetración de mercado
http://www.sugarcrm.com
Buena
TinyERPSolución de ERP, implementada en Python
http://tinyerp.com
Buena
WebERPSolución de ERP, con foco en finanzas y contabilidad
http://www.Weberp.org
Buena
GnuCashSistema de Finanzas Personales y para Pequeñas Empresas
http://www.gnucash.org/
Buena
FacturLinExSistema de Facturación
http://www.gnulinex.net/softliberado/facturlinex.php
Baja
ContalinexSistema de Gestión Comercial y Contabilidad
http://www.gnulinex.net/softliberado/contalinex.php
Baja
GalopinSistema de Facturación
http://galopin.sinuh.org/
Baja
BulmaContSistema de Contabilidad
http://www.iglues.org/proyectos.php
Baja
BulmaFactSistema de Facturación
http://www.iglues.org/proyectos.php
Baja
FacturaLuxSistema ERP
http://www.facturalux.org
Buena

Fuentes: Slideshare, SOFOFA

Si le interesa recibir información de este tipo en su correo ingrese a nuestra lista de contactos ACÁ

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Costos de Implementar un CRM de Clase Mundial en una Pyme

Ya han pasado algunos días sin escribir nada relacionado con CRM, ERP, Sistemas de Gestión para Pymes en Colombia y Latinoamérica, y durante este tiempo nos escribieron algunas personas, preguntandonos un par de cosas con respecto al Post que hicimos sobre Salesforce.com. En ese Post hablamos de que Salesforce era un CRM de clase mundial al alcance de las Pymes,  mostrabamos algunas generalidades, invitabamos a explorar su sitio web en español y al final dabamos los precios de lista de las licencias.

Las preguntas que nos hicieron fueron relacionadas con los costos de implementación de la herramienta, y esto es algo que pasamos por alto y que agradecemos nos preguntasen, porque toda herramienta de gestión trae consigo costos de implementación, que muchas veces resultan ser más costosos que las mismas licencias. Algunos de los costos más relevantes en un proceso de implementación podrían ser los siguientes:

  • Hadware necesario para que la herramienta pueda ejecutarse.
  • Costos de consultoría y capacitación por parte de la empresa que provee la herramienta.
  • Costos de actulizaciones y mantenimiento de la herramienta.
  • Costos del tiempo del personal interno dedicado a la implementación del sistema.
  • Costos del tiempo del personal interno dedicado al aprendizaje y apropiación de la herramienta.
  • Transición de la cultura de la organización.

Cada de herramienta tendrá valores distintos para estos items, en el caso de Salesforce, queremos contarle que tenemos una respuesta estimada para los componentes técnicos del costo, ya que los componentes administrativos son tema que corresponden a cada empresa valorar y cuantificar acorde a sus realidades.

En Colombia, hay una empresa (Avanxo) ubicada en Bogotá, que está certificada en soportar todo el tema de la implementación para las Pymes que lo requieran, porque parte de la promesa de valor que tiene Salesforce.com es que la herramienta es intuitiva y no se requieren grandes conocimientos para su implementación y personalización. Pero si su Pyme quisiera tener algo muy personalizado, con características que se adecuaran a su negocio, esta empresa en Bogotá le puede ayudar, esta empresa fué la que ayudó en el 2008 a que más de 100 Pymes exportadoras de Colombia implementaran Salesforce, entonces pueden contactarla para ampliar más información y preguntar acerca de sus costos de soporte.

Actualmente en la empresa en la cual trabajo estamos implementando Salesforce, somos 10 personas y tenemos los siguientes costos:

  • 1 Licencia Enterprise: 1.500 dólares x año & 1 Licencia Profesional: 780 dólares x año.
  • Costo de Implementación con un externo:  Alrededor de 800 dólares, sin importar número de licencias tomadas y número de personas a capacitar.
  • El costo de actualización y  mantenimiento de la herramienta está incluido en los costos de las licencias.
  • No necesitamos inversiones en hadware adicionales para correr la herramienta.

Les recordamos que esto es para ejemplificar y que los costos dependeran de la particularidad de cada empresa, pueden ser más, pueden ser menos.

CRM SALESFORCE.COM

BENEFICIOS PARA EL ÁREA DE VENTAS:

  • Centraliza toda la información de prospectos de ventas, contactos y clientes en una sola base de datos fácilmente accesible.
  • Mejora el control, seguimiento y visibilidad de los prospectos, contactos y clientes.
  • Captura y distribuye automáticamente prospectos de ventas desde su página Web.
  • Obtiene mayor control, seguimiento y visibilidad del proceso de ventas y genera pronósticos automáticos por vendedor, departamento, productos, territorios, o divisiones.
  • Genera reportes personalizados instantáneos para tener mayor visibilidad y análisis de la efectividad del vendedor, origen de los prospectos, estatus y resultados de las oportunidades de ventas.

BENEFICIOS PARA EL ÁREA MERCADEO:

  • Promueve la colaboración entre mercadeo y ventas en el seguimiento de prospectos.
  • Permite al departamento de mercadeo enfocar sus esfuerzos y presupuesto en actividades que brindan un alto retorno de inversión.
  • Mide la cantidad de prospectos, oportunidades de negocio y Ventas generadas por cada campaña de mercadeo.
  • Acelera el proceso de planeación, ejecución y seguimiento de las campañas de mercadeo.
  • Ejecuta campañas de correo electrónico masivo personalizado con imágenes en HTML y mide sus resultados.

BENEFICIOS PARA EL ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE:

  • Canaliza casos de atención a clientes de manera automática al especialista indicado.
  • Brinda control, visibilidad y seguimiento del estatus de los casos y asuntos importantes de los clientes para asegurar una respuesta oportuna y satisfactoria.
  • Mide el nivel de satisfacción de los clientes.
  • Crea una base de conocimiento técnico y organizacional para compartir con todo el personal de la empresa para resolver rápidamente y con efectividad los problemas de los clientes.
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Un CRM de clase mundial al alcance de las PYMES en Colombia y Latinoamérica.

¿Se identifica?

Sus empleados o usted normalmente envían un correo a un posible contacto y esa información queda guardada en alguna bandeja del Outlook mal clasificada. Luego enviamos algún presupuesto y guardamos el archivo Word o Pdf de una manera igualmente mal, en alguna otra carpeta. Si el prospecto nos llama por teléfono, anotamos en alguna carpeta o cuaderno su llamado. Tal vez tengamos una planilla de cálculo para registrar estos eventos.

Pasan los días y seguramente queremos saber qué pasó con este posible contacto. Encontrar la información es sencillamente caótica, se pierde mucho tiempo o tal vez ni siquiera se encuentre; O peor, nos olvidamos de este prospecto y por lo tanto, cuando nos acordamos se decidió por otro proveedor, y ya no será cliente nuestro.

¿Cree que necesita o no un CRM? Es por esto que las empresas deben  implementar una estrategia de CRM y apoyarse en herramientas de CRM para ejecutarla.

Estrategia:

Seguro han escuchado a los grandes gurús de la administración que: “La estructura debe seguir a la estrategia”. Tomando esto como ejemplo, deberíamos decir que en CRM: “La herramienta de CRM debe seguir a la Estrategia de CRM”. Que quede eso claro, CRM no es una herramienta, es una estrategia organizacional que debe permear todos los niveles de la empresa hasta convertirse en una cultura; cultura que detonará en acciones que necesitarán de herramientas para ejecutarse de una manera eficiente.

Herramienta:

Dejando eso claro, hablemos de herramientas CRM. En un post pasado, hablamos de una selección de herramientas CRM basadas en software libre, es decir que para instalarlas no tienen que pagar por ellas, pero su uso es recomendable en organizaciones que no tengan procesos muy complejos y que cuenten con personal capacitado o asesoría para su implementación.

Hoy les presentamos opciones de CRM de carácter privado. Entre las soluciones de CRM más premiadas y de mayor difusión entre grandes y PYMES a nivel mundial, encontramos las ofrecidas por:

Excelentes opciones. Sin embargo, hoy hablaremos de una opción que esta un poco más al alcance de las PYMES, sobre todo por monto de la inversión. Se trata de Salesforce, una herramienta a la cual se accede vía internet, que inició como automatización de la fuerza de ventas y que fue evolucionando a otros ámbitos llevando toda la estrategia de clase mundial de un CRM al alcance de las PYMES.

¿Porqué  Salesforce?   –  Fuente: Salesforce.com

Es posible que su compañía sea pequeña, pero sus retos son inmensos. Tiene cientos de contactos e interacciones para supervisar y gestionar, nuevos contratos que negociar y cerrar, así como relaciones con clientes existentes que hay que cultivar y mantener.

Ya sea usted trabajador por cuenta propia, tenga una pequeña plantilla o contrate empleados cada mes, salesforce.com tiene una solución de CRM para pequeñas compañías que le ayudará a mantener los clientes que ya tiene, obtener nuevos y dirigir el crecimiento de su negocio.

La supervisión de la información e interacciones de clientes se hace en un momento con Salesforce CRM. Se acabó rebuscar entre las hojas de cálculo, los emails y las bases de datos: todo lo que necesita su equipo está almacenado en un único punto y es accesible desde cualquier lugar. Todo lo que necesita es un navegador y listo.

En fín, Salesforce es fácil de usar y configurar, fácil de personalizar, sin problemas de software y seguridad a toda prueba, cuenta con 72.500 clientes en el mundo, que en su mayoría son PYMES y como dato curioso, 135 empresas Colombianas que exportan, con el apoyo de Proexport Colombia implementaron esta solución en 2008.

Los invitamos entonces a que exploren esta excelente alternativa, a que vean la cantidad de videos, casos de estudio y opciones. Solo con ingresar y explorar un poco ya será ganancia, ya que así no adquiera esta herramienta y decida irse por otra, encontrará años de conocimiento en estrategias CRM de las cuales se puede beneficiar.

Se estará preguntando por el titulo de este post: “CRM al alcance de las PYMES”, claro, muy bueno todo esto, pero no me hablan de precios para saber si esta al alcance de mi PYME o no. Nos tomamos el trabajo de llamar a Salesforce en México que es desde donde dirigen toda la operación para Latinoamérica y preguntamos por precios, cabe aclarar que como en todo, los precios varían de acuerdo a las características de cada relación y negociación, pero en términos generales para los precios de lista  tenemos lo siguiente:

Se puede empezar desde 1 usuario, desde cualquier licencia e ir subiendo, la licencia Enterprise tiene ya la posibilidad de integrarse con ERP´s, y la licencia profesional ya es bastante avance para cualquier PYME, también es de resaltar que los costos varían de acuerdo a las realidades de cada empresa, al tipo de implementación y un sin número de cosas que resultan en este tipo de proyectos, pero esto es algo indicativo.

Si alguien lo ha probado, tiene algún comentario, algo que complementar o corregir, por favor lo agradecemos. Esperamos que les sirva de referencia para sus decisiones.

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